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Fragen und Antworten zum Digitalprogramm "WissensWandel"

Fragen zur Antragstellung

 

1. Wer ist antragsberechtigt?

Antragsberechtigt sind öffentlich zugängliche Bibliotheken und Archive in kommunaler, kirchlicher, freier oder sonstiger nichtstaatlicher Trägerschaft sowie – in entsprechender Trägerschaft - Organisationen, die im Bibliotheks- und Archivbereich für die Aus- und Fortbildung zuständig sind.

Antragsberechtigt sind ausschließlich juristische Personen mit Sitz in Deutschland. Eine Mitgliedschaft beim Deutschen Bibliotheksverband e.V. (dbv) oder beim Verband Deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. (VdA) ist für die Antragstellung nicht obligatorisch.

In den Stadtstaaten sind Bezirksbibliotheken, auch wenn sie vom Land finanziert werden, antragsberechtigt.

2. Wer ist nicht antragsberechtigt?

Einrichtungen, die sich in Trägerschaft des Bundes oder der Länder befinden oder vom Bund oder den Ländern überwiegend finanziert werden, sind nicht antragsberechtigt. Ebenfalls nicht antragsberechtigt sind Bibliotheken und Archive an Hochschulen und außeruniversitären Forschungseinrichtungen.

3. Wie wird der Antrag gestellt?

Der Antrag wird über ein Onlineformular gestellt. Das Formular war vom 02.11. bis zum 14.12.2020 auf der Internetseite des Deutschen Bibliotheksverband e.V. (dbv) abrufbar.

Ein Muster des Antragsformulars finden Sie auf der dbv-Internetseite: https://www.bibliotheksverband.de/fileadmin/user_upload/DBV/projekte/dbv_wissenswandel_antrag_entwurf_.pdf

Eine Antragstellung ist derzeit nicht möglich. Sie können sich auf die Warteliste eintragen: Warteliste - WissensWandel - Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive (bibliotheksverband.de)

Da die Anträge in Reihenfolge ihres Eingangs geprüft und bewilligt werden, ist es sinnvoll, den Antrag frühestmöglich einzureichen.

4. Welche Fristen gelten?

Durchführungszeitraum: frühestens 01.01.2021 bis spätestens 31.10.2022.

Der Maßnahmenbeginn variiert je nach Zeitpunkt der Einreichung und Bewilligung des Antrags.

Einreichung Verwendungsnachweis: zwei Monate nach Abschluss der geförderten Maßnahme (Ende Bewilligungszeitraum), spätestens bis zum 31.12.2022.

Einreichung Zwischennachweis für überjährige Projekte: innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres 2021 ist zur Erfolgskontrolle ein Zwischennachweis über die 2021 erhaltenen Beträge einzureichen. Vorhaben, die bis Ende März 2022 abgeschlossen werden, brauchen keinen Zwischennachweis einzureichen, hier genügt der Verwendungsnachweis.

5. Gibt es obligatorische Anlagen zum Antrag?

Wenn bereits vorhanden: Nachweis über gesicherte Drittmittel (Zuwendungsbescheid o.ä.). Der Nachweis muss spätestens zum Abschluss des Förderantrags vorliegen.

Vertretungsberechtigung für Zeichnungsberechtigte des Zuwendungsvertrags, z.B. eine Vollmacht, Selbsterklärung, Vereinsregisterauszug o.ä.

Wenn die antragstellende Einrichtung nicht in kommunaler Trägerschaft ist, müssen folgende Anlagen dem Antrag beigelegt werden: Satzung oder entsprechendes Dokument.

6. Darf ich einen Förderantrag für ein laufendes Projekt stellen?

Nein, laufende oder bereits abgeschlossene Maßnahmen und Verträge werden nicht gefördert.

7. Wie läuft die Bewilligung ab?

Das Projektteam des dbv prüft die Anträge in der Reihenfolge ihres Eingangs auf die formale und inhaltliche Förderfähigkeit (Antragsberechtigung, Fördergegenstand, Finanzplan, Anteil der Eigenmittel).

Die vorgeprüften Anträge werden einem unabhängigen Fachbeirat vorgelegt. Der Fachbeirat entscheidet nach festgelegten Kriterien über die Möglichkeit einer Projektförderung.

Mit den ausgewählten Einrichtungen schließt der dbv einen Zuwendungsvertrag, in dem alle Einzelheiten zur Förderung, Durchführung und Endabrechnung festgelegt sind.

8. Wann bekommen wir eine Rückmeldung zum Antrag?

Eine Rückmeldung zum Antrag wird nach der formalen Prüfung und der anschließenden Entscheidung des Fachbeirates erfolgen. In der Regel geschieht das innerhalb von sechs bis acht Wochen. Bei hohem Antragsaufkommen kann sich dieser Zeitraum auch verlängern.

9. Können regionale Onleihe-Verbünde gemeinsam einen Antrag stellen? Wäre es zusätzlich möglich, als einzelne beteiligte Bibliothek noch einen zusätzlichen Förderantrag zu stellen?

Ein Förderantrag für den gesamten Verbund ist möglich, wenn dieser nicht maßgeblich über Landesmittel finanziert wird, sondern über kommunale Mittel, jedoch muss eine Bibliothek / eine juristische Person für den gesamten Verbund den Antrag stellen. Diese ist dann ebenfalls verantwortlich für die Projektumsetzung und Abrechnung.

Ein weiterer Förderantrag von einzelnen Bibliotheken ist möglich, jedoch in anderen Förderbereichen als der Förderantrag des Verbundes und unter Berücksichtigung der dann geltenden Höchstfördersumme. So kommt es zu keiner Doppelförderung.

10. Muss ich zum Antrag schon Angebote einreichen?

Nein, konkrete Angebote müssen bei der Antragstellung nicht eingereicht werden. Jedoch ist es erforderlich, bereits bei der Antragstellung die Kalkulation so genau wie möglich zu machen. Insbesondere im Internet eingeholte Kalkulationen sind zu dokumentieren und die hier möglichen hohen Preisschwankungen zu berücksichtigen.

11. Ist ein Open-Access-, Open-Content- und Open- Source-Ansatz zwingend notwendig / werden Projekte abgelehnt, die diesen Ansatz nicht verfolgen?

Projektanträge für Vorhaben, die dem Open-Access-Prinzip nicht oder nicht vollständig entsprechen, können eingereicht werden. Open Access wird aber grundsätzlich begrüßt.

12. Wie werden Prinzipien der Nachhaltigkeit in den Projekten konkret umgesetzt?

Für die Projektmaßnahmen müssen zum einen ökologisch sinnvolle Möglichkeiten für die Projektumsetzung gewählt und nachgewiesen werden – wiederverwendbare Materialien und Ausstattung, sparsamer Umgang mit vorhandenen Arbeitsmaterialien, nachhaltige Beschaffung, möglichst geringer Energie- und Ressourcenverbrauch, nachhaltige Veranstaltungen und Mobilitätskonzepte etc.

Anregungen finden Sie hier:

Leitfaden des BMU für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

Einfach machen. Ein Kompass für ökologisch nachhaltiges Produzieren im Kulturbereich. Kulturstiftung des Bundes.

Zum anderen müssen die Projekte so umgesetzt werden, dass eine nachhaltige Nutzung und Wirkung der Anschaffungen (z.B. Anschaffung von technischen Geräten und Ausstattung) über die Projektlaufzeit hinaus gewährleistet ist.

13. Wie werden Prinzipien der Barrierefreiheit in den Projekten konkret umgesetzt?

Bei den Projektmaßnahmen muss der barrierefreie Zugang zu digitalen Plattformen und Angeboten berücksichtigt werden. „Barrierefrei sind bauliche und sonstige Anlagen, Verkehrsmittel, technische Gebrauchsgegenstände, Systeme der Informationsverarbeitung, akustische und visuelle Informationsquellen und Kommunikationseinrichtungen sowie andere gestaltete Lebensbereiche, wenn sie für behinderte Menschen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe zugänglich und nutzbar sind.“ (https://www.behindertenrechtskonvention.info/barrierefreiheit-3881/)

Weitere Informationen finden Sie hier:

UN-Behindertenrechtskonvention


Einfach für alle. Ein Angebot der Aktion Mensch für ein barrierefreies Internet
Bundesstelle Barrierefreiheit. Praxishilfen.



Fragen zu den Fördermitteln

 

1. Mit welchen anderen Förderprogrammen darf die Förderung kombiniert werden?

Soweit neben dieser Förderung auch Fördermittel aus anderen Förderprogrammen des Bundes in Anspruch genommen werden sollen, muss die Förderung unterschiedlichen Zwecken dienen und voneinander abgrenzbar sein.

2. Wie hoch ist die Förderung?

Die Mindestantragssumme beträgt 10.000 €. Eine Unterschreitung ist bei einem schlüssigen Konzept in begründeten Ausnahmefällen insbesondere für kleinere Einrichtungen zulässig. Gründe können sein:

  • Größe der Einrichtung
  • Größe der Kommune (Einwohnerzahl)
  • fehlende personelle oder finanzielle Ressourcen
  • inhaltliche Gründe

Die maximale Fördersumme variiert je nach dem Maßnahmenbereich:

  1. Digitales Medienangebot: bis 100.000 €
  2. Vermittlungsangebote von digitaler Bildung, Kompetenz und Kultur: bis 100.000 €
  3. Digitalisierung und Aufbereitung: bis 200.000
  4. Infrastruktur und Services: bis 50.000 €

Wenn Maßnahmen aus unterschiedlichen Bereichen kombiniert werden, gilt als Förderhöchstsumme der Betrag des Bereichs, in dem der Förderschwerpunkt liegt.

Eine Überschreitung ist in begründeten Ausnahmefällen nur für besondere „Leuchtturmprojekte“ bis zu einer Höhe von 50 Prozent der Höchstfördersumme zulässig, vorausgesetzt die Fördermittel sind noch nicht erschöpft.

3. Was sind „Leuchtturmprojekte“?

10% der Fördermittel sind für sog. „Leuchtturmprojekte“ vorgesehen. Sie können Ihr Projekt als Leuchtturmprojekt einreichen, wenn es mindestens eins der nachfolgenden Kriterien erfüllt:

  • das Projekt hat modellhaften Anschub- und Impulscharakter
  • das Projekt entfaltet durch seine Modellhaftigkeit eine überregionale Ausstrahlungskraft und Relevanz
  • das Projekt nutzt neue oder experimentelle Konzepte bzw. Methoden

Anträge für Leuchtturmprojekte müssen bis zum 31.12.2020 eingereicht werden. Leuchtturmprojekte können in begründeten Ausnahmefällen eine höhere Förderung erhalten. Sie können die Förderhöchstsumme ihres Bereichs um bis zu 50% überschreiten. (Beispiel: Fördersumme Digitales Medienangebot max. 100.000 EUR, für Leuchtturmprojekte max. 150.000 EUR).

Das Programmteam des dbv kann im Rahmen der Antragsprüfung weitere mögliche Leuchtturmprojekte identifizieren und dem Fachbeirat zur entsprechenden Prüfung vorlegen.

4. Sind Eigenmittel für die Beantragung erforderlich?

Für eine Förderung ist eine Eigenbeteiligung der Antragsteller in Höhe von 10% der Gesamtkosten erforderlich. Die Eigenbeteiligung kann durch Eigenmittel in Form barer Mittel oder durch Drittmittel erfolgen.

Drittmittel können bei Kommunen, Stiftungen, durch Sponsoring oder Fördervereine eingeworben werden.

Der Nachweis über eingeworbene Drittmittel muss dem Programmteam spätestens bei Abschluss des Fördervertrags vorliegen.

Beispielrechnung:

Kosten der Maßnahme

Höhe der Eigen- und/oder Drittmittel

Förderung WissensWandel

 

 

11.111 €

 

1.111 €

 

10.000 € (Mindestfördersumme)

 

50.000 €

 

5.000 €

 

45.000 €

 

110.000 €

 

10.000 €

 

100.000 €

(Höchstfördersumme Bereich 2)

 

200.000 €

 

20.000 €

 

180.000 €

 

333.333 €

 

33.333 €

 

300.000 €

(Höchstfördersumme Bereich 3: 200.000€ + 50% für begründeten Ausnahmefall eines Leuchtturmprojekts)

 

 

5. Kann ich Personalkosten für Stammpersonal als Eigenmittel angeben?

Der Eigenanteil mit Personalmitteln aus Stammpersonal kann nicht berücksichtigt werden. Förderfähig sind nur Personalausgaben, die nachweislich durch die Maßnahmen zusätzlich verursacht werden. Unbare Mittel können als Eigenmittel ebenfalls nicht berücksichtigt werden.

6. Welche Technik kann angeschafft werden?

Entsprechend des Ziels dieser Förderung kann Technik angeschafft werden, die für die Schaffung und den Ausbau nachhaltiger digitaler Angebote für die Nutzer*innen zwingend erforderlich und nicht in den Einrichtungen vorhanden ist.

Beispiele:

  • mobile Endgeräte wie Tablets, Laptops, E-Book-Reader
  • RFID
  • Bibliothekssoftware (z.B. OPAC, Raumbuchungssoftware)

Nicht gefördert werden kann die IT-Ausstattung von Arbeitsplätzen in Mitarbeiter*innen-Büros.

Hinweis zum Umgang mit Marken- und Typennamen

Marken- und Typennamen (z.B. iPad) für geplante Anschaffungen dürfen zur Wahrung der Produktneutralität nicht in der Leistungsbeschreibung oder der öffentlichen Ausschreibungen genannt werden – da sonst möglicherweise bestimmte Unternehmen von vornerein begünstigt oder ausgeschlossen werden.

Sollte das Produkt mit allgemein verständlichen Worten nicht beschrieben werden können, so ist die jeweilige Markennennung immer mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zu versehen. Sollten Sie objektive und nachvollziehbare Gründe für die Markennennung anführen können wie technische Zwänge, einheitliche Gerätewartung, Ersatzteilhaltung, hoher Schulungsaufwand oder Schnittstellenprobleme, so ist die Nennung von Marken und Typen in Ausnahmefällen erlaubt. Diese Ausnahmefälle müssen sie begründen und dokumentieren.

7.    Kann ich im Rahmen der Förderung Lizenzen kaufen, die über den Förderzeitraum hinaus gelten?

Im Rahmen des Programms wird in der Regel eine Laufzeit von 12 Monaten für Lizenzen gefördert. Die Verträge können über den Bewilligungszeitraum laufen, die Zahlung muss innerhalb des Projektzeitraums erfolgen. Maßgeblich sind die ersten 12 Monate.

8. Wann werden drei Angebote eingeholt?

Ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 3.000 Euro (bei Bauaufträgen 5.000 Euro) müssen Sie Angebote von mindestens drei Unternehmen einholen. Im Normalfall ist dies bereits ab 1.000 Euro nötig, jedoch ist die Vergabe von Aufträgen auf Grund der Corona-Pandemie noch bis zum 31.12.2021 erleichtert. Siehe:
Microsoft Word - 200706 Handlungsleitlinien VergR Corona (Fassung Kabinett) (bmwi.de)

Das Einholen von Angeboten dient zur Wahrung des Wettbewerbs, ist jedoch auch für Ihre eigene Kostenkalkulation und die Sondierung des Marktes sehr hilfreich. Bitte dokumentieren Sie die Angebote für Ihren Verwendungsnachweis. Eine Einreichung zur Antragstellung ist nicht erforderlich.

Der Auftragswert bemisst sich nach der Summe aller Anschaffungen in einem Auftrag. Daher sind auch Angebote einzuholen, wenn die Preise der einzelnen Anschaffungen in einer Bestellung unter der Vergabegrenze liegen.

Beispiel: Bei einer Anschaffung von 10 Tablets á 400 EUR beträgt die Auftragssumme insgesamt 4000 EUR. Es müssen also mindestens drei Angebote für diesen Auftrag eingeholt werden. Achtung: es ist nicht zulässig, die Rechnungen aufzuteilen, um unter der Angebotsgrenze zu bleiben.

Bitte beachten Sie außerdem, dass bei Einzelmaßnahmen über 25.000 Euro (Ausnahme wg. Corona bis 31.12.2021: 100.000 Euro) keine freihändige Vergabe mehr vorliegt und daher eine öffentliche Ausschreibung erfolgen muss. Weitere Informationen zu den Grundzügen der Auftragsvergabe der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) mit Stand vom Juni 2018 finden Sie unter BVA - Homepage - BKM - Grundzüge der Vergabe (2018) (bund.de) 


9. Müssen immer drei Angebote eingeholt werden? 

In der Regel ja. Ein Ausnahmegrund kann vorliegen, wenn:

  • Unverschuldete Dringlichkeit besteht.
  • Nur ein oder zwei Unternehmen in Betracht kommen.
  • Es sich um Nachbestellungen handelt.
  • Es sich um Ersatzteile handelt.
  • Eine vorteilhafte Gelegenheit besteht: Für einen kurzen Zeitraum liegt der zu erzielende Preis erheblich unter dem marktüblichen Preis.

Ausnahmegründe sind sehr eng auszulegen und müssen im Verwendungsnachweis nach Durchführung der Maßnahme stichhaltig begründet werden. (Daher sollte den LZE geraten werden, trotz Schwierigkeit der Lage drei Angebote einzuholen.)

10.    Was passiert, wenn sich die Gesamtkosten des Projekts verändern?

Sollten die Projektausgaben niedriger oder höher als geplant ausfallen, ergeben sich keine Auswirkungen auf die Höhe der Fördermittel.

Entsprechend ist kein Änderungsantrag notwendig, wenn Einzelsätze um 20% überschritten werden.

Bei der Festbetragsfinanzierung kommen die Minderausgaben in voller Höhe dem Zuwendungsempfänger zugute.

Beispiel

Eine Einrichtung plant ein Projekt mit Gesamtkosten von 13.000 EUR. Sie erhält eine Förderung in Höhe von 11.0000 Euro. Der Eigenanteil beträgt 2.000 EUR.

a) Minderausgaben: Die tatsächlichen Ausgaben liegen bei 12.500 Euro. Folglich sinkt der Eigenanteil um den Differenzbetrag in Höhe von 500 Euro auf 1.500 Euro

b) Mehrausgaben: Die tatsächlichen Ausgaben liegen bei 15.000 Euro. Folglich steigt der Eigenanteil um den Differenzbetrag in Höhe von 2.000 Euro auf 4.000 Euro

Sonderfall: Wenn die zuwendungsfähigen Ausgaben unter die gewährte Fördersumme fallen, sinken die Fördermittel auf die Höhe der tatsächlich angefallenen zuwendungsfähigen Ausgaben. Der Eigenanteil entfällt komplett. Im Ergebnis liegt dann eine Vollfinanzierung vor.

Informieren Sie in diesem Sonderfall den dbv, um das weitere Vorgehen abzustimmen. In der Regel wird ein Änderungsantrag notwendig.