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Fragen und Antworten zum Sofortprogramm

1. Fragen zur Antragstellung

Wie wird der Förderantrag gestellt?

Die Antragstellung erfolgt ausschließlich online über das offizielle Antragsformular auf der Webseite des dbv. Nur vollständig eingereichte Anträge gelten als formal ordnungsgemäß gestellt. 

Gibt es Antragsfristen?

Es gibt keine Antragsfristen. Anträge werden ab dem 15. Mai laufend entgegengenommen und in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet und geprüft. Das Auswahlverfahren endet, wenn alle Mittel vergeben wurden, spätestens jedoch zum 15. November 2020.

Wer ist antragsberechtigt?

Bewerben können sich hauptamtliche, nebenamtliche und ehrenamtliche Bibliotheken und Fahrbibliotheken mit einer wöchentlichen Mindestöffnungszeit von 6 Stunden in Kommunen mit bis zu 20.000 Einwohnern. In Ausnahmefällen sind Bibliotheken in eingemeindeten Orten in Kommunen mit einer höheren Einwohnerzahl förderfähig, wenn sie einen ländlichen Charakter nachweisen können bzw. die geförderten Maßnahmen eindeutig der Bevölkerung in ländlichen Räumen zugutekommt. Eine Mitgliedschaft im dbv ist nicht erforderlich. 

Wie kann ich die genaue Einwohnerzahl meiner Kommune ermitteln?

Bei der Prüfung der Einwohnerzahl beruft sich der dbv auf die Daten der statistischen Ämter des Bundes und der Länder mit dem aktuellen Erhebungsstand (Stichtag 31.12.2018). Die Daten können Sie hier herunterladen, die genauen Einwohnerzahlen finden sich in Spalte K der Tabelle: https://www.destatis.de/DE/Themen/Laender-Regionen/Regionales/Gemeindeverzeichnis/Administrativ/Archiv/GVAuszugQ/AuszugGV1QAktuell.html 

Wie kann ich den ländlichen Charakter meines Ortes nachweisen, wenn meine Gemeinde mehr als 20.000 Einwohner hat?

Es gibt zahlreiche Indikatoren für die Ländlichkeit eines Ortes, etwa die Siedlungsdichte oder die Entfernung zu einem Oberzentrum. Orientierung bietet hier der Landatlas des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft: https://www.landatlas.de/laendlich/laendlich.html. Im Falle einer höheren Einwohnerzahl ist im Antrag zu erläutern, was Ihrem Ort einen ländlichen Charakter verleiht. Die Entscheidung des dbv ist einzelfallbezogen.

Wie hoch ist die Förderung?

Sie können einmalig zwischen 2.000 Euro und 25.000 Euro beantragen. Zusätzlich zu der Fördersumme ist eine finanzielle Eigenbeteiligung von mindestens 25% erforderlich. Die förderfähigen Kosten für Ihre Maßnahme sollten dementsprechend maximal zu 75% durch die Fördersumme und mindestens zu 25% durch Ihre Eigenmittel finanziert werden. 

Beispielrechnungen (auf ganze Euro gerundet):

Kosten der Maßnahme

Höhe der Eigen- und Drittmittel

Förderung

2.666

667

2.000 (Mindestfördersumme)

5.000

1.250

3.750

10.000

2.500

7.500

15.000

3.750

11.250

20.000

5.000

15.000

25.000

6.250

18.750

33.333

8.333

25.000 (maximale Fördersumme)

 

In begründeten Ausnahmefällen kann der Eigenanteil erlassen werden. Hierfür sind eine aussagekräftige Begründung und entsprechende Nachweise erforderlich (im Falle einer Haushaltssperre beispielsweise entsprechende Beschlüsse des Gemeinderates oder Erlasse der Kommunalaufsicht).

Was ist eine Eigenbeteiligung?

Als Eigenbeteiligung gelten bare Mittel des Antragstellers. Die Eigenbeteiligung kann auch durch Drittmittel finanziert werden, beispielsweise Mittel von Kommunen, Ländern, Stiftungen, durch Sponsoring oder durch die Unterstützung von Fördervereinen.

Weitere Informationen zu Fördermöglichkeiten für Bibliotheken finden Sie auf dem Bibliotheksportal: https://bibliotheksportal.de/ressourcen/foerderung-fuer-bibliotheken-2/foerderlandschaft/

Für eine Förderung ist eine finanzielle Eigenbeteiligung von 25% der Gesamtsumme der beantragten Maßnahmen erforderlich.

Kann ich eigene Personalkosten als Eigenbeteiligung ausweisen?

Nein. Personalmittel sind keine baren Eigenmittel. Erforderlich ist kein Eigenanteil sondern bare Eigenmittel.

Wofür können Fördermittel beantragt werden?

Das Soforthilfeprogramm fördert die Modernisierung und (digitale) Ausstattung von Bibliotheken in ländlichen Räumen, um diese in ihrer Funktion als „Dritte Orte” zu stärken.

Darunter fallen beispielsweise die Einrichtung multifunktionaler Bereiche (u.a. Einzel- oder Gruppenarbeitsplätze, Aufenthaltszonen, Mobiliar, Maker Spaces), die Bereitstellung von Technik (u.a. 3D-Drucker, VR-Ausstattung, Tablets) und digitalen Services (u.a. W-LAN, Online-Auftritte und Kataloge) sowie Maßnahmen zum Bauunterhalt und zur Instandsetzung (u.a. Schaffung von Barrierefreiheit, technische Modernisierungs- und kleinere Sanierungsmaßnahmen), sofern sie zur Schaffung von Dritten Orten beitragen. Förderfähig sind auch Personal- und Betriebsausgaben, die durch die Maßnahmen zusätzlich verursacht werden.

Eine genaue Auflistung der förderfähigen Maßnahmen können Sie der Ausschreibung entnehmen.

Muss ich bei jedem Auftrag über 1.000 Euro drei Angebote einholen?

Ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 1.000 Euro müssen Sie Angebote von mindestens drei Unternehmen einholen. Dies dient zur Wahrung des Wettbewerbs, ist jedoch auch für Ihre eigene Kostenkalkulation hilfreich. Bitte legen Sie die Angebote nach Abschluss der Maßnahme Ihrem Verwendungsnachweis bei. Eine Einreichung zur Antragstellung ist nicht erforderlich.

Ein Ausnahmegrund von dieser Regelung kann vorliegen, wenn für die zu erbringende Leistung nur ein Unternehmen in Betracht kommt. Dies kann in der Qualifikation des Unternehmens, in bestimmten Ausführungsarten oder in der Marktsituation begründet sein. Mögliche Beispiele:

  • Bestimmte digitale Services, die nur ein einziges Unternehmen bietet
  • Der Kauf von Einrichtungsgegenständen nach einem bereits vorhandenen Designkonzept oder Stil
  • Die mangelnde Verfügbarkeit von Dienstleistern in der Region

Ausnahmegründe müssen im Verwendungsnachweis nach Durchführung der Maßnahme stichhaltig begründet werden. Weitere Informationen zu den Grundzügen der Auftragsvergabe der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) mit Stand vom Juni 2018 finden Sie unter diesem Link.

Kann ich mir die Onleihe fördern lassen?

Ja, ein Beitritt zur Onleihe ist grundsätzlich förderfähig. Die Bibliothek muss dabei glaubhaft machen, dass sie das Angebot fortsetzen wird und in der Lage ist, den Bestandsaufbau auch in den Folgejahren zu leisten. Außerdem sollte die Onleihe ein neuartiges Angebot darstellen, d.h. die Ausleihe von E-Books wäre mit der Onleihe in der Gemeinde erstmals möglich. Ebenso förderfähig sind vergleichbare Dienste, moderne Softwarelösungen, neue Online-Kataloge oder digitale Ausleihsysteme.

Was kann nicht gefördert werden?

Grundlegende Dienste und Aufgaben einer Bibliothek sind nicht förderfähig. Darunter fallen beispielsweise Erweiterungen des Buchbestandes, der Erwerb von Bücherregalen oder von Büroausstattung.

Ich habe für meinen Eigenanteil Drittmittel beantragt. Was muss ich beachten?

Wenn als Eigenanteil Drittmittel beantragt aber noch nicht genehmigt wurden, erfolgt eine Förderzusage unter Vorbehalt der Genehmigung dieser Mittel. Bewilligte Drittmittel müssen dem dbv umgehend angezeigt werden. 

Wie lange nach Einreichung meines Antrags kann ich mit einer Entscheidung rechnen?

Die Bearbeitungszeit beträgt ungefähr 6-8 Wochen, kann aber je nach Eingangsvolumen variieren. Beachten Sie, dass Sie mit Ihren Maßnahmen erst nach Eingang des Förderbescheids beginnen dürfen. 

Kann man Anträge für mehrere unterschiedliche Maßnahmen stellen?

Ja, Sie können Fördermittel für mehrere unterschiedliche Maßnahmen beantragen. Allerdings müssen diese in einem einzigen Antrag zusammengefasst sein und dürfen die Gesamtfördersumme von 25.000 Euro nicht überschreiten. Bitte erläutern Sie im Antrag den Bedarf, die Umsetzung und den erwarteten Nutzen jeder einzelnen Maßnahme.

Gibt es obligatorische Anlagen zum Antrag?

Ja. Diese variieren je nach Rechtsform der antragstellenden Institution und nach der Art der Maßnahme (Beispiel: für Baumaßnahmen braucht es in der Regel die Zustimmung des Eigentümers oder Vermieters zur geplanten Maßnahme). Die genauen Informationen können Sie unserem Muster-Antragsformular entnehmen.

2. Fragen zur Bewilligung

Wer entscheidet über die Anträge?

Die Anträge werden vom Programmteam des dbv anhand der in der Ausschreibung angegebenen Kriterien geprüft. Förderzu- oder Absagen erfolgen in Rücksprache mit dem Programmbeirat.

Wie läuft die Bewilligung ab?

Nachdem ein Antrag über das Onlineformular eingereicht wurde, wird er vom dbv-Team nach zeitlicher Reihenfolge des Eingangs geprüft. Erfüllt Ihr Antrag die Förderkriterien, erhalten Sie daraufhin einen Zuwendungsvertrag mit Online-Antrag in zweifacher Ausfertigung. Nachdem Sie ein Exemplar unterschrieben an die Adresse des dbv versandt haben, können Sie mit Ihrer Maßnahme beginnen.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen frühzeitig an das Programmteam. Unvollständige oder fehlerhafte Anträge, die den Kriterien nicht entsprechen, werden abgelehnt. Es ist möglich, nach Ablehnung einen neuen Antrag einzureichen.

Zwischen der Einreichung und der Bewilligung liegen mindestens sechs Wochen.

Darf ich nach einer Ablehnung erneut einen Antrag stellen?

Ja. Eine erneute Antragstellung ist willkommen. Das dbv-Programmteam gibt entsprechende Hilfestellung und Beratung, welche Maßnahmen förderfähig sind. Beachten Sie, dass auch erneut eingereichte Anträge nach Eingangszeitpunkt bearbeiten werden.

3. Fragen zur Durchführung


Wann darf mit der Maßnahme begonnen werden? Darf ich einen Förderantrag für eine laufende Maßnahme stellen?

Sie dürfen mit der beantragten Maßnahme erst zum Zeitpunkt der Bewilligung der Förderung (Datum des Zuwendungsbescheids) beginnen. Für Vorhaben, mit denen vor Abschluss des Zuwendungsvertrags begonnen worden ist, werden Fördermittel grundsätzlich nicht gewährt. 

Wann muss ich mit der Maßnahme fertig werden?

Die Maßnahme ist beendet, wenn die Anschaffungen funktionsfähig installiert wurden. Dafür haben Sie bis zum Ende des vertraglich festgelegten Bewilligungszeitraums Zeit, jedoch spätestens bis zum 31.12.2020.

Wie komme ich an die bewilligten Mittel?

Ihnen wird vom „Vor Ort für Alle“-Team ein Formular für den Zahlungsabruf zur Verfügung gestellt, mit dem Sie die bewilligten Mittel beim Deutschen Bibliotheksverband (dbv) abrufen können. Liegt das ausgefüllte Formular dem dbv postalisch vor, prüft dieser, ob die beantragten Ausgaben dem Rahmen der bewilligten Mittel entsprechen. Ist dem so, wird Ihnen das Geld überwiesen.

Der Zahlungsabruf muss jeweils zum 15. eines Monats postalisch beim dbv eingegangen sein. Danach dauert es aufgrund von internen Abläufen und der Bestellung der Mittel bei der Bundeskasse circa drei Wochen, ehe Ihnen die Mittel überwiesen werden (circa um den 10. des nächsten Monats).

Wie viel Zeit habe ich, um die Fördermittel zu verausgaben?

Nach Erhalt der abgerufenen Mittel haben Sie eine sechswöchige Verwendungsfrist. Abgerufene Mittel, die nicht innerhalb dieser Frist verausgabt werden können, müssen an den dbv zurücküberwiesen werden. Bei einer Überschreitung der gesetzten Frist können sonst Zinsen entstehen. Sie müssen die bewilligten Mittel nicht alle auf einmal abrufen, Sie können auch mehrere Zahlungsabrufe stellen. Wenn möglich, ist es sinnvoll, die Kosten vorzufinanzieren und erst nach erfolgter Anschaffung die Fördermittel abzurechnen. Die Förderung erfolgt auf Basis der tatsächlich verausgabten Mittel gemäß den vorliegenden Rechnungen.

Bis wann kann ich mir die Fördermittel auszahlen lassen?

Der letzte Mittelabruf beim dbv ist zum 15. November 2020 möglich.

Was passiert, wenn nach Abschluss der Maßnahme Mittel übrigbleiben?

Nicht oder nicht rechtzeitig verbrauchte Mittel müssen innerhalb von 6 Wochen nach Auszahlung an den dbv zurücküberwiesen werden. Sonst können Zinsen anfallen.

Wir empfehlen daher, nur Mittel abzurufen, die Sie innerhalb der folgenden sechs Wochen wirklich verausgaben werden. Sie können auch einen zweiten Zahlungsabruf stellen, wenn noch bewilligte Mittel vorhanden sind!

Was passiert, wenn Belege für verausgabte Mittel nicht anerkannt werden?

Für zweckwidrig verwendete Mittel werden Zinsen erhoben, wenn diese nicht innerhalb von 6 Wochen nach Auszahlung an den dbv zurücküberwiesen werden. Halten Sie sich daher streng an den bewilligten Finanzierungsplan. Halten Sie zudem immer Rücksprache mit dem Programmteam, falls Sie sich nicht sicher sind, ob eine Ausgabe förderfähig ist. 

Ich brauche mehr oder weniger Mittel, als ich beantragt habe. Was kann ich tun?

Falls Sie merken, dass Sie weniger Mittel brauchen als im Antrag angegeben, halten Sie bitte Rücksprache mit dem Programmteam. Bei Bedarf wird der Finanzierungsplan daraufhin angepasst. Wir empfehlen außerdem, nicht mehr Mittel abzurufen, als Sie in den 6 Wochen nach Auszahlung ausgeben werden. Nach Ablauf der 6-Wochen-Frist können Zinsen entstehen. 

Aufgrund der erwarteten Nachfrage ist es voraussichtlich nicht möglich, Fördermittel aufzustocken. Es können daher nicht mehr Mittel ausgezahlt werden, als Ihnen bewilligt wurden. Etwaige Mehrausgaben müssen Sie aus Ihren Eigenmitteln bestreiten. 

Wann muss ich einen Verwendungsnachweis einreichen?

Nach Ende der Maßnahme haben Sie laut Zuwendungsvertrag mit dem dbv acht Wochen  Zeit, einen Verwendungsnachweis – bestehend aus Sach- und Finanzbericht – über die Verwendung der Mittel einzureichen. Eine Anleitung zur Erstellung von Verwendungsnachweisen erhalten Sie vor Ende des Bewilligungszeitraums. 

Achtung: Sie müssen sämtliche Ausgaben anhand von Originalbelegen dokumentieren. Bei Aufträgen über 1.000 Euro müssen zudem drei Vergleichsangebote vorliegen. 

Ein Ausnahmegrund liegt u.a. dann vor, wenn nur ein Unternehmen für die erforderliche Dienstleistung in Betracht kommt, beispielsweise bei einem Beitritt zur Onleihe.

Bitte beachten Sie außerdem, dass bei Einzelmaßnahmen über 25.000 Euro keine freihändige Vergabe mehr vorliegt und daher eine öffentliche Ausschreibung erfolgen muss.

Die Grundzüge der Auftragsvergabe der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) mit Stand vom Juni 2018 finden Sie unter diesem Link.

Datum des Zuwendungsbescheids) beginnen. Für Vorhaben, mit denen vor Abschluss des Zuwendungsvertrags begonnen worden ist, werden Fördermittel grundsätzlich nicht gewährt.