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Fragen und Antworten zum Soforthilfeprogramm

Am 07. Mai 2021 fand zum Förderprogramm ein Online-Seminar statt. Falls Sie nicht dabei sein könnten, können Sie an dieser Stelle die Präsentationsfolien herunterladen und die Aufzeichnung des Seminars abspielen.

1. Allgemeine Fragen

1.1 Wofür können Fördermittel beantragt werden?

Das Soforthilfeprogramm fördert die Modernisierung und (digitale) Ausstattung von Bibliotheken in ländlichen Räumen, um diese in ihrer Funktion als „Dritte Orte” zu stärken.

Darunter fallen beispielsweise die Einrichtung multifunktionaler Bereiche (u.a. Einzel- oder Gruppenarbeitsplätze, Aufenthaltszonen, flexibles Mobiliar, Maker Spaces), die Bereitstellung von Technik (u.a. 3D-Drucker, VR-Ausstattung, Tablets) und digitalen Services (u.a. WLAN, Online-Auftritte und Kataloge) sowie Maßnahmen zum Bauunterhalt und zur Instandsetzung, sofern sie die Entwicklung der Bibliothek zum „Dritten Ort“ unterstützen und zu einer erheblichen Verbesserung der Aufenthaltsqualität beitragen. Förderfähig sind auch Personal- und Betriebsausgaben, die durch die Maßnahmen zusätzlich verursacht werden.

Eine genaue Auflistung der förderfähigen Maßnahmen können Sie der Ausschreibung entnehmen.

Für Vorhaben, mit denen vor Abschluss des Zuwendungsvertrags begonnen worden ist, werden Fördermittel grundsätzlich nicht gewährt.

1.2 Wer ist antragsberechtigt?

Bewerben können sich hauptamtliche, nebenamtliche und ehrenamtliche Bibliotheken und Fahrbibliotheken in Kommunen mit bis zu 20.000 Einwohnern. In Ausnahmefällen sind Bibliotheken in Kommunen mit einer höheren Einwohnerzahl förderfähig, wenn sie einen ländlichen Charakter nachweisen können bzw. die geförderten Maßnahmen eindeutig der Bevölkerung in ländlichen Räumen zugutekommt. Eine Mitgliedschaft im dbv ist nicht erforderlich.

1.3 Wie wird der Förderantrag gestellt?

Die Antragstellung erfolgt ausschließlich online über das offizielle Antragsformular auf der Webseite des dbv. Ein Muster dieses Formulars finden Sie hier. Nur vollständig eingereichte Anträge gelten als formal ordnungsgemäß gestellt.

1.4 Gibt es Antragsfristen?

Es gibt keine Antragsfristen. Anträge werden ab dem 20. Mai laufend entgegengenommen und in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet und geprüft. Das Auswahlverfahren endet, wenn alle Mittel vergeben wurden, spätestens jedoch zum 15. November.

1.5 Wie hoch ist die Förderung?

Sie können einmalig zwischen 2.000 Euro und 25.000 Euro beantragen. Zusätzlich zu der Fördersumme ist eine finanzielle Eigenbeteiligung von mindestens 25% erforderlich. Die förderfähigen Ausgaben für Ihre Maßnahme sollten dementsprechend maximal zu 75% durch die Fördersumme und mindestens zu 25% durch Ihre Eigenbeteiligung finanziert werden.

Beispielrechnungen (auf ganze Euro gerundet):

Geplante Ausgaben

Höhe der Eigen- und Drittmittel

Förderung

2.666

667

2.000 (Mindestfördersumme)

5.000

1.250

3.750

10.000

2.500

7.500

15.000

3.750

11.250

20.000

5.000

15.000

25.000

6.250

18.750

33.333

8.333

25.000 (maximale Fördersumme)

1.6 Was kann nicht gefördert werden?

Grundlegende Dienste und Aufgaben einer Bibliothek sind nicht förderfähig. Darunter fallen beispielsweise Erweiterungen des Buchbestandes, Regale und Anschaffungen für die allgemeine Arbeitsausstattung der Beschäftigten (Aktenschränke, Arbeits-PCs oder Laptops für Homeoffice, Büromöbel etc.).

Nicht gefördert werden zudem Maßnahmen, die eine wesentliche Veränderung der baulichen Substanz darstellen (bspw. Anbauten) sowie die Sanierung von Fassaden, Dächern und Sanitärbereichen. Ebenfalls ausgeschlossen ist der Kauf eines Grundstücks wie auch der Kauf eines Gebäudes.

1.7 Kann ich mir die Onleihe fördern lassen?

Ja, ein Beitritt zur Onleihe ist grundsätzlich förderfähig. Die Bibliothek muss dabei glaubhaft machen, dass sie das Angebot fortsetzen wird und in der Lage ist, den Bestandsaufbau auch in den Folgejahren zu leisten. Außerdem sollte die Onleihe ein neuartiges Angebot darstellen, d.h. die Ausleihe von E-Books wäre mit der Onleihe in der Gemeinde erstmals möglich. Ebenso förderfähig sind vergleichbare Dienste, moderne Softwarelösungen, neue Online-Kataloge oder digitale Ausleihsysteme.

1.8 Darf ich einen Förderantrag für eine laufende Maßnahme stellen?

Für Vorhaben, mit denen vor Abschluss des Zuwendungsvertrags begonnen worden ist, werden Fördermittel grundsätzlich nicht gewährt.

 

 

2. Fragen zur Antragstellung

2.1 Wie kann ich die genaue Einwohnerzahl meiner Kommune ermitteln?

Bei der Prüfung der Einwohnerzahl beruft sich der dbv auf die Daten der statistischen Ämter des Bundes und der Länder mit dem aktuellen Erhebungsstand (Stichtag 31.12.2019). Die Daten können Sie hier herunterladen, die genauen Einwohnerzahlen finden sich in Spalte K der Tabelle: https://www.destatis.de/(...)/AuszugGV1QAktuell.html

2.2 Wie kann ich den ländlichen Charakter meines Ortes nachweisen, wenn meine Gemeinde mehr als 20.000 Einwohner hat?

Es gibt zahlreiche Indikatoren für die Ländlichkeit eines Ortes, etwa die Siedlungsdichte oder die Entfernung zu einem Oberzentrum. Orientierung bietet hier der Landatlas des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft: https://www.landatlas.de/laendlich/laendlich.html. Im Falle einer höheren Einwohnerzahl ist im Antrag zu erläutern, was Ihrem Ort einen ländlichen Charakter verleiht. Die Entscheidung des dbv ist einzelfallbezogen.

Sollte Ihre Gemeinde die Förderkriterien von „Vor Ort für Alle“ nicht erfüllen, empfehlen wir Ihnen für eine weitergehende Beratung zu Fördermöglichkeiten die EU- und Drittmittelberatung des knb.

2.3 Was ist eine Eigenbeteiligung?

Als Eigenbeteiligung gelten bare Mittel des/der Antragstellenden. Die Eigenbeteiligung kann auch durch Drittmittel finanziert werden, beispielsweise Mittel von Kommunen, Stiftungen, durch Sponsoring (regionale Tourismusverbände, Sparkassen u. A.) oder durch die Unterstützung von Fördervereinen. Eine Finanzierung aus Fördertöpfen des Landes oder Bundes (Doppelförderung) ist nicht erlaubt.

Weitere Informationen zu Fördermöglichkeiten für Bibliotheken finden Sie auf dem Bibliotheksportal. Für eine Förderung ist eine finanzielle Eigenbeteiligung von 25% der Gesamtsumme der beantragten Maßnahmen erforderlich.

2.4 Kann ich eigene Personalausgaben als Eigenbeteiligung ausweisen?

Nein. Personalmittel sind keine baren Eigenmittel.

2.5 Muss meine Maßnahme ökologisch nachhaltig sein?

Zur Umsetzung der Maßnahmen sind, wenn möglich, ökologisch sinnvolle Alternativen zu wählen (wiederverwendbare Materialien und Ausstattung, möglichst geringer Energie- und Ressourcenverbrauch, lange Nutzungsdauer etc.), die auch dazu beitragen sollen, den ökologischen Fußabdruck des/der Antragstellenden zu verbessern. Die Möglichkeit von ökologisch nachhaltigen Maßnahmen wird im Antragsformular abgefragt.

2.6 Wie kann ich den Erfolg meiner Maßnahme messen?

Bei digitalen Maßnahmen (OPAC, Onleihe, Selbstausleihe) können Sie den Erfolg oft quantitativ anhand der automatisch erfassten Nutzerzahlen messen. Wenn Ihre Maßnahme die Verbesserung der Aufenthalts- oder Angebotsqualität (Mobiliar, Veranstaltungstechnik) zum Ziel hat, ist die Erfolgsmessung anhand von Benutzerbefragungen möglich.

Langfristig können Sie die Anzahl der Bibliotheksbesucher, Ausleihen oder Teilnehmer an Veranstaltungen erfassen. Aber auch die Rückmeldung aus Presse und Politik und nicht zuletzt der persönlichen Kundenkontakt kann ein Gradmesser für den Erfolg einer Maßnahme sein; wichtig ist, dass Sie konkrete Ziele hierfür formulieren.

2.7 Ich habe für meinen Eigenanteil Drittmittel beantragt. Was muss ich beachten?

Wenn als Eigenanteil Drittmittel beantragt aber noch nicht genehmigt wurden, erfolgt eine Förderzusage unter Vorbehalt der Genehmigung dieser Mittel. Bewilligte Drittmittel müssen dem dbv umgehend angezeigt werden.

2.8 Wie lange nach Einreichung meines Antrags kann ich mit einer Entscheidung rechnen?

Die Bearbeitungszeit beträgt ungefähr 6-8 Wochen, kann aber je nach Eingangsvolumen variieren. Beachten Sie, dass Sie mit Ihren Maßnahmen erst nach Eingang des Förderbescheids beginnen dürfen.

2.9 Kann man Anträge für mehrere unterschiedliche Maßnahmen stellen?

Ja, Sie können Fördermittel für mehrere unterschiedliche Maßnahmen beantragen. Allerdings müssen diese in einem einzigen Antrag zusammengefasst sein und dürfen die Gesamtfördersumme von 25.000 Euro nicht überschreiten. Bitte erläutern Sie im Antrag den Bedarf, die Umsetzung und den erwarteten Nutzen jeder einzelnen Maßnahme.

2.10 Gibt es obligatorische Anlagen zum Antrag?

Ja. Diese variieren je nach Rechtsform der antragstellenden Institution und nach der Art der Maßnahme (Beispiel: für Baumaßnahmen braucht es in der Regel die Zustimmung des Eigentümers oder Vermieters zur geplanten Maßnahme). Die genauen Informationen können Sie der Ausschreibung und unserem Muster-Antragsformular entnehmen.

 

 

3. Fragen zur Bewilligung

3.1 Wer entscheidet über die Anträge?

Die Anträge werden vom Programmteam des dbv anhand der in der Ausschreibung angegebenen Kriterien geprüft. Förderzu- oder Absagen erfolgen in Rücksprache mit dem Programmbeirat.

3.2 Wie läuft die Bewilligung ab?

Nachdem ein Antrag über das Onlineformular eingereicht wurde, wird er vom dbv-Team nach zeitlicher Reihenfolge des Eingangs geprüft. Erfüllt Ihr Antrag die Förderkriterien, erhalten Sie einen Zuwendungsvertrag mit Online-Antrag in zweifacher Ausfertigung. Nachdem Sie ein Exemplar unterschrieben an die Adresse des dbv versandt haben, können Sie mit Ihrer Maßnahme beginnen.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen frühzeitig an das Programmteam. Unvollständige oder fehlerhafte Anträge, die den Kriterien nicht entsprechen, werden abgelehnt. Es ist möglich, nach Ablehnung einen neuen Antrag einzureichen.

Zwischen der Einreichung und der Bewilligung liegen mindestens sechs Wochen.

3.3 Darf ich nach einer Ablehnung erneut einen Antrag stellen?

Ja. Eine erneute Antragstellung ist willkommen. Das dbv-Programmteam gibt entsprechende Hilfestellung und Beratung, welche Maßnahmen förderfähig sind. Beachten Sie, dass auch erneut eingereichte Anträge nach Eingangszeitpunkt bearbeiten werden.

 

 

4. Fragen zur Durchführung

4.1 Ab welcher Auftragshöhe muss ich drei Angebote einholen?

Ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 3.000 Euro (bei Bauaufträgen 5.000 Euro) müssen Sie Angebote von mindestens drei Unternehmen einholen. Im Normalfall ist dies bereits ab 1.000 Euro nötig, jedoch ist die Vergabe von Aufträgen auf Grund der Corona-Pandemie noch bis zum 31.12.2021 erleichtert. Siehe hier.

Das Einholen von Angeboten dient zur Wahrung des Wettbewerbs, ist jedoch auch für Ihre eigene Kostenkalkulation und die Sondierung des Marktes sehr hilfreich. Bitte dokumentieren Sie die Angebote für Ihren Verwendungsnachweis. Eine Einreichung zur Antragstellung ist nicht erforderlich.

Der Auftragswert bemisst sich nach der Summe aller Anschaffungen in einem Auftrag. Daher sind auch Angebote einzuholen, wenn die Preise der einzelnen Anschaffungen in einer Bestellung unter der Vergabegrenze liegen.

Beispiel: Bei einer Anschaffung von 2 Sofas á 1.800 EUR beträgt die Auftragssumme insgesamt 3.600 EUR. Es müssen also mindestens drei Angebote für diesen Auftrag eingeholt werden. Achtung: es ist nicht zulässig, die Rechnungen aufzuteilen, um unter der Angebotsgrenze zu bleiben.

Bitte beachten Sie außerdem, dass bei Einzelmaßnahmen über 25.000 Euro keine freihändige Vergabe mehr vorliegt und daher eine öffentliche Ausschreibung erfolgen muss. Weitere Informationen zu den Grundzügen der Auftragsvergabe der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) mit Stand vom Juni 2018 finden Sie hier.

4.2 Muss ich auf jeden Fall drei Angebote einholen?

In der Regel ja. Ein Ausnahmegrund kann vorliegen, wenn für die zu erbringende Leistung nur ein oder zwei Unternehmen in Betracht kommen. Dies kann in der Qualifikation des Unternehmens, in bestimmten Ausführungsarten oder in der Marktsituation begründet sein. Ausnahmegründe müssen im Verwendungsnachweis nach Durchführung der Maßnahme stichhaltig begründet werden.

Mögliche Beispiele:

  • Bestimmte digitale Services, die nur ein einziges Unternehmen bietet
  • Der Kauf von Einrichtungsgegenständen nach einem bereits vorhandenen Designkonzept oder Stil
  • Die mangelnde Verfügbarkeit von Dienstleistern in der Region

4.3 Wie finde ich passende Dienstleister für die Umsetzung meiner Maßnahme?

Als Hilfestellung für die Einholung von Angeboten bieten wir Ihnen hier eine Übersicht über die wichtigsten Anbieter in den verschiedenen Produktkategorien und die zu erwartenden Preisspannen.

Ebenso könnte es hilfreich sein, Bibliotheken in Ihrer Region zu kontaktieren, die ihre Maßnahmen bereits abgeschlossen haben, und nach Erfahrungen mit bestimmten Dienstleistern zu fragen. Eine Liste mit allen abgeschlossenen Projekten finden Sie hier.

Für eine weitergehende Beratung wenden Sie sich gern an Ihre Fachstelle oder das Programmteam.

4.4 Ich möchte eine Anschaffung tätigen, die so nicht im Antrag steht, aber trotzdem zur Maßnahme passt. Ist das erlaubt?

Jede Anschaffung, die nicht in Ihrem Antrag enthalten ist, muss im Vorfeld durch das Programmteam genehmigt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Anschaffung dem Projektziel dient. Teilen Sie uns daher jede Abweichung von der Planung, auch zeitlicher oder personeller Natur, frühzeitig mit.

4.5 Wann darf mit der Maßnahme begonnen werden?

Sie dürfen mit der beantragten Maßnahme erst mit dem Beginn des Bewilligungszeitraums beginnen (Datum des Zuwendungsbescheids).

4.6 Wann muss ich mit der Maßnahme fertig werden?

Die Maßnahme ist beendet, wenn die Anschaffungen einsatzbereit sind. Dafür haben Sie bis zum Ende des vertraglich festgelegten Bewilligungszeitraums Zeit, jedoch spätestens bis zum 31.12.2021.

4.7 Wie erhalte ich die bewilligten Mittel?

Sie erhalten mit der Bewilligung ein Formular, mit dem Sie die bewilligten Mittel beim Deutschen Bibliotheksverband (dbv) abrufen können. Liegt das korrekt ausgefüllte Formular dem dbv postalisch vor, werden die Mittel auf das angegebene Konto überwiesen. Die gleichzeitige Einreichung von Angeboten oder Rechnungen ist nicht erforderlich.

Der Zahlungsabruf muss jeweils zum 15. eines Monats postalisch beim dbv eingegangen sein. Danach dauert es aufgrund von internen Abläufen und der Bestellung der Mittel bei der Bundeskasse circa drei Wochen, ehe Ihnen die Mittel überwiesen werden.

4.8 Wie viel Zeit habe ich, um die Fördermittel zu verausgaben?

Nach Erhalt der abgerufenen Mittel haben Sie eine sechswöchige Verwendungsfrist. Abgerufene Mittel, die nicht innerhalb dieser Frist verausgabt werden können, müssen an den dbv zurücküberwiesen werden. Bei einer Überschreitung der gesetzten Frist können Zinsen entstehen. Sie müssen die bewilligten Mittel nicht alle auf einmal abrufen, Sie können auch mehrere Zahlungsabrufe stellen. Wenn möglich, ist es sinnvoll, die Ausgaben vorzufinanzieren und erst nach erfolgter Anschaffung die Fördermittel abzurechnen. Die Förderung erfolgt auf Basis der tatsächlich verausgabten Mittel gemäß den vorliegenden Rechnungen.

4.9 Bis wann kann ich mir die Fördermittel auszahlen lassen?

Der letzte Mittelabruf beim dbv ist zum 15. November 2021 möglich.

4.10 Was passiert, wenn nach Abschluss der Maßnahme Mittel übrigbleiben?

Nicht oder nicht rechtzeitig verbrauchte Mittel müssen innerhalb von 6 Wochen nach Auszahlung an den dbv zurücküberwiesen werden. Sonst können Zinsen anfallen. Wir empfehlen daher, nur Mittel abzurufen, die Sie innerhalb der folgenden sechs Wochen wirklich verausgaben werden. Sie können auch einen zweiten Zahlungsabruf stellen, wenn noch bewilligte Mittel vorhanden sind.

4.11 Was passiert, wenn Belege für verausgabte Mittel nicht anerkannt werden?

Für zweckwidrig verwendete Mittel werden Zinsen erhoben, wenn diese nicht innerhalb von 6 Wochen nach Auszahlung an den dbv zurücküberwiesen werden. Halten Sie sich daher streng an den bewilligten Finanzierungsplan. Halten Sie zudem immer Rücksprache mit dem Programmteam, falls Sie sich nicht sicher sind, ob eine Ausgabe förderfähig ist.

4.12 Ich brauche mehr oder weniger Mittel, als ich beantragt habe. Was kann ich tun?

Falls Sie merken, dass Sie weniger Mittel brauchen als im Antrag angegeben, halten Sie bitte Rücksprache mit dem Programmteam. Bei Bedarf wird der Finanzierungsplan daraufhin angepasst. Mittel, die Sie nicht mehr benötigen, können anderen Bibliotheken zugutekommen.

Aufgrund der erwarteten Nachfrage ist es voraussichtlich nicht möglich, Fördermittel aufzustocken. Es können daher nicht mehr Mittel ausgezahlt werden, als Ihnen bewilligt wurden. Etwaige Mehrausgaben müssen Sie aus Ihren Eigenmitteln bestreiten.

4.13 Wann muss ich einen Verwendungsnachweis einreichen?

Nach Ende des Bewilligungszeitraums haben Sie acht Wochen Zeit, einen Verwendungsnachweis – bestehend aus Sach- und Finanzbericht – über die Verwendung der Mittel einzureichen. Die Einreichung erfolgt über ein Online-Formular, das wir Ihnen vor Ende des Bewilligungszeitraums per E-Mail zusenden.

Achtung: Sie müssen sämtliche Ausgaben anhand von Originalbelegen dokumentieren. Bei Aufträgen über 3.000 Euro müssen zudem drei Vergleichsangebote vorliegen. Originalbelege und Angebote müssen für eine eventuelle vertiefte Prüfung mindestens fünf Jahre nach Abschluss der Maßnahme aufbewahrt werden.

Ein Ausnahmegrund für das Nicht-Einholen von drei Angeboten liegt u.a. dann vor, wenn nur ein Unternehmen für die erforderliche Dienstleistung in Betracht kommt. Siehe dazu weiter oben.

4.14 Wie kann ich auf eine Förderung hinweisen?

Im Falle einer Förderung sind Sie laut Zuwendungsvertrag dazu verpflichtet, bei Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit, Publikationen und allen öffentlichen Äußerungen (Flyer, Plakate, Webseiten, Werbeanzeigen..) stets die Logos a) der BKM, b) des dbv und c) des Soforthilfeprogramms anzuführen.

Die Logos sollten ebenso groß wiedergegeben sein, wie das Logo der Einrichtungen. Bei der Verwendung auf Webseiten sind sie mit folgenden Seiten zu verlinken a) www.kulturstaatsministerin.de, b) www.bibliotheksverband.de und c) www.bibliotheksverband.de/soforthilfeprogramm.

Eine Zip-Datei mit den Logos in unterschiedlichen Ausführungen (Web / Print) können Sie hier herunterladen: Logos.zip.

Die Standard-Formulierung für ein gefördertes Projekt lautet:

Ein Projekt im Rahmen von "Vor Ort für Alle" – dem Soforthilfeprogramm für zeitgemäße Bibliotheken in ländlichen Räumen des Deutschen Bibliotheksverbands e.V. (dbv), gefördert von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages.