Kommissionsblog

In ihrer neuen Zusammensetzung vereint die Managementkommission Perspektiven und Trends aus Öffentlichen Bibliotheken, Wissenschaftlichen Bibliotheken, Spezialbibliotheken und aus Hochschule und Forschung.

Frauke Untiedt, Daniela Poth und Cornelia Vonhof haben für eine weitere Amtszeit erfolgreich kandidiert. Neu hinzugestoßen sind Martin Lee, Friederike Sablowski und Isabelle Tannous. Albert Bilo, Katja Bartlakowski und Andreas Brandner haben die Managementkommission verlassen. 

Bereits in den vergangenen drei Jahren hat die Managementkommission unter dem Motto „Bibliotheken in [die] Zukunft führen“ die Themen Personalführung, Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement in den Mittelpunkt gestellt.

Auf dem Leipziger Bibliothekskongress im März 2019 wird die Managementkommission zu Beginn ihrer Amtszeit wieder zu einem offenen Forum einladen und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer fragen: „Welche Managementthemen brennen den Bibliotheksleitungen in öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken unter den Nägeln? Welche Wünsche und Anforderungen hat die berufliche Praxis an die Managementkommission?“. Im engen Austausch mit der Fachwelt wird es darum gehen, gemeinsam die Managementthemen herauszuarbeiten, die die Themenschwerpunkte der Amtsperiode 2018 bis 2021 bilden werden.

In der aktuellen Ausgabe von „o-bib. Das offene Bibliotheksjournal“ stellt sich Gemeinsame Managementkommission von dvb und VDB in ihrer neuen Zusammensetzung vor und lässt die Themenschwerpunkte und Aktivitäten der vergangenen Amtsperiode Revue passieren.

Bibliotheken in [die] Zukunft führen. Die Gemeinsame Managementkommission von dbv und VDB stellt sich vor, in: o-bib. Das offene Bibliotheksjournal, 3/2018, S. 193-199, https://doi.org/10.5282/o-bib/2018H3S193-199

Es reicht von umfassenden, aus der Industrie stammenden Modellen wie ISO oder EFQM bis zu bibliotheksbezogenen Branchenmodellen.

Trotz aller Unterschiedlichkeit der eingesetzten Konzepte und Modelle: Gemeinsam ist den QM-Bibliotheken ihr Streben danach, die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern und organisationale Rahmenbedingungen zu schaffen, um ihre Kunden und Stakeholder bestmöglich zufrieden zu stellen. Trotz gemeinsamer Ziele zeigt die Erfahrung, dass die Anwenderbibliotheken – egal ob WBs oder ÖBs – bislang wenig voneinander wissen und damit auch wenig von einander lernen können.

2017 fand daher das von der Managementkommission initiierte QM-Forum erstmals statt. Es bot eine Plattform für QM-Anwenderbibliotheken, die es ermöglichte, sind kennenzulernen, sich auszutauschen, Themen zu identifizieren, bei denen es sich lohnt, sie gemeinsam zu diskutieren.

Die Teilnehmenden waren sich einig, dass 2018 eine Fortsetzung – das „QM-Forum 2018“ geplant werden soll.

Das QM-Forum ist weiterhin ausdrücklich kein Fortbildungsangebot für QM-interessierte Bibliotheken, sondern ein Anwendertreffen.
Interessierte Bibliothek werden um eine formlose Anmeldung gebeten unter: management@bibliotheksverband.de

Wie können diese Kulturinstitutionen mit ihren Ressourcen und ihren Nutzer beitragen zu einer engagierten und informierten Zivilgesellschaft? Bieten diese Institutionen im europaweiten Vergleich die Foren und Arenen, die eine aufgeklärte politische Öffentlichkeit in Zeiten des dramatischen Gesellschaftlichen Wandels benötigt? Wie sieht die Politik und die öffentliche Meinung ihre aktuelle Rolle?

Diese Fragen stehen im Zentrum des internationalen Projektes ALMPUB „Archives, Libraries, Museums in the PUBlic sphere“ (Archive, Bibliotheken und Museen als Institutionen der gesellschaftlichen Öffentlichkeit), in dem die Rolle von Bibliotheken in der demokratischen Öffentlichkeit untersucht werden. Das Projekt wird finanziert vom norwegischen Forschungsrat und geleitet von Prof. Dr. Ragnar Audunson (Metropolitan University Oslo). Weitere Projektpartner sind: Norway’s Arctic University, das University College of Western Norway, Uppsala University (Schweden), Copenhagen University (Dänemark), Fachhochschule Potsdam (Deutschand), Chur university of applied sciences (Schweiz) und das Bibliotheksinstitut der ungarischen Nationalbibliothek.

Derzeit erfolgt eine zeitgleiche Online-Umfrage in allen beteiligten Ländern. Ziel ist es, mithilfe einer identischen Fragenpalette im Vergleich der Länder zu erheben, welchen gesellschaftlichen Stellenwert die einzelnen Länder Bibliotheken zuschreiben. Die jetzige Befragung richtet sich an Bibliothekare und nutzt teilweise die gleichen Fragen wie in der Bevölkerungsumfrage, die bereits 2017 durchgeführt wurde. Dies soll nicht nur länderübergreifende Analysen, sondern auch den Vergleich zwischen der Einschätzung durch die Bibliothekswelt und der breiten Öffentlichkeit ermöglichen.

Wir möchten Sie bitten, an dieser Umfrage teilzunehmen und auch Ihre KollegInnen darauf aufmerksam zu machen. Eine hohe Teilnehmerzahl sichert nicht nur dem Gesamtergebnis eine hohe Validität, sondern würde auch für Deutschland allein interessante Einsichten liefern können.

Die Fragen spiegeln teilweise allein schon die bibliothekarischen Ansätze der anderen Länder wieder und regen zur Reflexion der eigenen Situation in Deutschland an.

Die Umfrage dauert ca. 10 bis 15 Minuten und ist völlig anonym. Sie wird in den beteiligten Ländern jeweils auf lokalen Servern durchgeführt. Das hier benutzte Tool (Limesurvey) ist eine in Deutschland entwickelte Open Source Anwendung und ist erreichbar unter:

http://fh-potsdam.limequery.org/564135?lang=de

Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie dem Projekt zu einer ausreichenden Datenbasis für weitergehende Analysen verhelfen könnten. Mit Sicherheit wäre dies ein weiterer wichtiger Schritt zur Stärkung unserer so wichtigen Institution.

Sie vereint kreative und analytische Methoden und basiert auf der Annahme, dass Probleme besser gelöst werden können, wenn Menschen unterschiedlicher Disziplinen zusammenarbeiten, die Bedürfnisse und Motivationen der Stakeholder berücksichtigt werden und durch das Arbeiten mit Prototypen schnell und regelmäßig Feedback von Nutzern eingeholt wird. Durch die Zusammenarbeit der Innovationsagentur IDEO mit der Chicago Public Library (USA) und den Aarhus Public Libraries (Dänemark) ist dieser Ansatz auch in Bibliotheken angekommen. Im Workshop durchlaufen Sie den Design-Thinking-Prozesses in komprimierter Form und lernen grundlegende Methoden und Werkzeuge kennen.

Inhalte:

• Design-Thinking-Prozess kennen lernen und selbst durchlaufen
• Typische Methoden und Werkzeuge anwenden
• Bedürfnisse potenzieller Kunden/Nutzer herausfinden
• Ideen und Anregungen zur Integration des Ansatzes in die eigene Arbeit entwickeln

Termin/Veranstaltungsort

• 12.02.2018 11:00 – 18:30 Uhr
• 13.02.2018 09:00 – 13:00 Uhr
• Hamburg, Bücherhallen,
  Hühnerposten 1 (Eingang: Arno-Schmidt-Platz), 20097 Hamburg

Teilnahmegebühr

150,00 €

Anmeldung bis spätestens 04.02.2018

 

unter http://www.bibliotheksverband.de/dbv/ueber-uns/anmeldeformular.html?cmd=anmelden&uid=000123

 

Trainer

• Prof. Dr. Tobias Seidl

Der Blick in die Zukunft der Bibliotheken, bei intensiven Veränderungen, fordert ein planvolles Vorgehen."

Dies war die Ausgangsthese der Managementkommission, als sie sich an die Planung des RoundTables 2017 machte.

Belegen lässt sich diese These mit Blick auf die in den letzten Jahren im deutschsprachigen Bereich von großen und kleinen Bibliotheken aller Sparten erstellten und veröffentlichten Strategiepapiere. Als Beispiele seien einerseits die Strategien der Deutschen Nationalbibliothek, der Staatsbibliothek zu Berlin oder der ZB MED genannt, andererseits die Projekte zur Entwicklung von Strategien und Zielplanungen im Kontext von Qualitätsmanagementprojekten und diejenigen unter der Federführung von Fachstellen in kleinen Öffentlichen Bibliotheken erarbeiteten Bibliothekskonzeptionen.

Die Beweggründe sind jeweils vor dem Hintergrund der organisationsspezifischen Rahmenbedingungen zu sehen. Gemeinsam ist aber allen Strategieprozessen, dass sie einerseits eine Selbstvergewisserung ermöglichen und andererseits eine kritische Analyse von und eine Auseinandersetzung mit dem jeweiligen Umfeld, um daraus Handlungsfelder für die Zukunft abzuleiten.

Dabei folgten die meisten Bibliotheken den klassischen Vorgehensschritten eines Strategieentwicklungsprozesses. Hier setzt nun die zentrale Frage an, die beim RoundTable von 40 engagierten Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz intensiv diskutiert wurde: Machen Pläne, Strategien und Visionen in disruptiven Zeiten noch Sinn? Sind die klassischen Strategieprozesse nicht viel zu langwierig, zu schwerfällig, zu aufwändig? Ist die Strategie nicht längst überholt, wenn sie fertig gestellt wurde und wird sie gelebt oder ziert sie nur die Webseiten als mehr oder minder gelungene Selbstdarstellung?

Wie üblich bei RoundTables der Managementkommission, wurden auf diese Fragen keine fertigen Konzepte präsentiert, sondern Lösungs- und Antwortansätze wurden gemeinsam mit den Teilnehmenden diskutiert.

Albert Bilo, Direktor der UB Duisburg-Essen und Mitglied der Managementkommission setzte mit seinem Einstiegsimplus den Rahmen. Er zeigte die Notwendigkeit auf, Abschied vom Ideal der plandeterministischen Steuerung zu nehmen und führte die folgenden Gründe an:

• Die Umwelteinflüsse sind nur bedingt durchschaubar.
• Die Zukunft ist und bleibt ungewiss.
• Organisationen sind komplexe soziale Gebilde, keine trivialen Maschinen.
• Organisationen pendeln - trotz aller Reorganisation – gerne zurück in ihre Ausgangslage.
• Auch Bibliotheken funktionieren nicht so, wie wir es steuernd erreichen wollen.

Er zeigte aber auch Ansätze auf für eines Um- und Vorgehen mit diesen unbequemen Herausforderungen:

1. Verändern muss gelernt werden, sich permanent neu zu erfinden muss zumindest der Anspruch sein.
2. Mitarbeiter gehören ins Zentrum, um damit die Chance zu erhöhen, die Selbstveränderung zu stärken.
3. Strukturen sollten hinter Prozessen zurücktreten.

Die unterstützenden Maßnahmen, die er benannte, die auf dem Veränderungsweg helfen könnten, sind weder neu noch aufregend, sondern vielfach bereits in Bibliotheken erprobt, wirkungsvoll und v.a. auch im Alltag praktikabel. Dies sind z.B. Freiräume zum Experimentieren zu eröffnen (z.B. in Projekten), Ideen zuzulassen, Kommunikation und Transparenz zu fördern (z.B. in Foren), Irritationen zu suchen. 

Diese nachdenkliche Sicht auf die Strategiearbeit in Bibliotheken wurde ergänzt durch den lebendigen Vortrag von Jan Fischbach (Common Sense Team), der die Frage stellte, ob szenariobasierte Planung, die Zukunftsbilder entwickelt und Entwicklungspfade aufzeigt, ein hilfreicher Ansatz auch für Bibliotheken sei?

Seine Antwort war – wenig überraschend – ein klares JA! Er leitet dieses JA sehr gut nachvollziehbar her, in dem er die Zuhörerinnen und Zuhörer mit der Methode der szenariobasierten Planung vertraut machte.

Er zeigte auf, dass die Arbeit mit Szenarien nicht heißt, alle Vorstellungen und Erfahrungen, die mit Strategiearbeit verbunden sind, über Bord zu werfen, sondern, dass szenariobasierte Planung eine Weiterentwicklung und Integration verschiedener Ansätze ermöglicht, um diese für das Arbeiten disruptive Zeiten zu nutzen. Szenarien erzählen plausible Geschichten über die Zukunft, sie sind Zukunftsbilder inklusive ihrer Entwicklungspfade. Szenarien beschreibt Fischbach daher nicht als Vorhersagen oder Prognosen, sondern als Denk- und Lernwerkzeuge. Sie werden dazu eingesetzt, um Entscheidungen vorzubereiten. Dies erfolgt, indem grundsätzliche Handlungsalternativen identifiziert und daraufhin Strategien entwickelt werden. Die Frage „was wäre wenn?“ schafft einen gedanklichen Spielraum sich mit den Möglichkeiten und Herausforderungen der Zukunft auseinanderzusetzen. Als Hauptzweck von Szenarien benennt Fischbach, dass Strategien oder Pläne mit der Frage getestet werden können: Funktionieren sie unter den unterschiedlichen Bedingungen der Szenarien?

Faszinierend für viele der Teilnehmenden war, dass bei der Arbeit mit Szenarien sehr wohl ein rationaler Ansatz zu erkennen ist, indem Zukunftsentwicklungen recherchiert und bewertet werden. Gleichzeitig sind Szenarien jedoch offen für unterschiedliche Entwicklungen (evolutionärer Ansatz). Damit eröffnet die Szenarioarbeit die Chance, dass eine Organisation als Ganzes ein Gespür für die Herausforderungen der Zukunft entwickelt und dass alle Beteiligten blicken erst nach außen blicken, bevor sie wichtige Entscheidungen treffen.

Szenarien erleichtern die Diskussion über Strategien in der Organisation, ohne zu Kompromissen zu zwingen und ermöglichen v.a., dass kritische Situationen geistig durchgespielt werden.

Nach den beiden gehaltvollen Inputs hatten die Teilnehmenden am Nachmittag die Möglichkeit in einem WorldCafe-Format folgende Fragestellungen zu diskutieren und die Vorträge nochmals kritisch zu beleuchten:

• Ist Strategieentwicklung überhaupt relevant in Zeiten starker Veränderung? Welche Alternativen gäbe es dazu?
• Welche Vorgehensweise bei der Strategieentwicklung ist vorteilhaft? Ist szenariobasierte Planung für Bibliotheken geeignet?
• Ist Strategieentwicklung zu stark führungs- oder bibliothekszentriert? Wie werden Mitarbeitende oder externe Stakeholder miteinbezogen?
• Wie bringt man die Strategie in das Leben der Organisation?

Der intensive Erfahrungsaustausch im WorldCafe produzierte für die Teilnehmer Merkposten und Anregungen, um für sich jeweils neu die Bedeutung von Strategiebildungen einzuordnen und mit neuen Ansätzen den Heimweg anzutreten. Die Arbeitsatmosphäre in den wunderschönen Räumen der HdM und der durch das HdM-Team geschaffene Rahmen haben zudem dazu beigetragen, in einer vergleichsweise großen Gruppe intensiv und unter guter Beteiligung aller Teilnehmer zu arbeiten. Die Rückmeldungen zur Veranstaltungen unterstützen die Absicht der Kommission, auch weiterhin den Beitrag neuer Managementmethoden zur Organisationsentwicklung in den Blick zu nehmen.

Wie üblich bei RoundTables der Managementkommission wollen wir jedoch keine fertigen Konzepte vorstellen, sondern mit Ihnen ins Gespräch und die Diskussion kommen über Fragen
nach Sinn und Unsinn von Plänen, Strategien und Visionen in disruptiven Zeiten.

Am Vorabend (Mittwoch, 06.09.17, 19:00 Uhr) besteht die Möglichkeit, bei einem
informellen Get-Together in einem Restaurant, gemeinsam ins Thema einzusteigen.
Das Restaurant geben wir bekannt, wenn die Zahl der Teilnehmenden feststeht
(Selbstzahler).

Veranstalter

Gemeinsame Managementkommission des Deutschen Bibliotheksverbandes und des Vereins Deutscher Bibliothekarinnen und Bibliothekare in Kooperation mit der Hochschule der Medien, Stuttgart

Impulsvortrag

Szenariobasierte Planung – Zukunftsbilder und Entwicklungspfade. Ein hilfreicher
Ansatz auch für Bibliotheken? Jan Fischbach, Common Sense Team

Termin

07.09.2017, 10:00 – 16:30 Uhr

Veranstaltungsort

Hochschule der Medien, Stuttgart, Nobelstraße 10a, Raum 004
Hinweise zur Anreise und zu Hotels finden Sie hier:
https://www.hdm-stuttgart.de/bi/75Jahre/anfahrt

Kostenbeitrag

50,00 Euro (inkl. Catering am 07.09.2017). Sie erhalten eine Rechnung.

Anmeldung bis 25.08.2017 unter

http://www.bibliotheksverband.de/dbv/ueber-uns/anmeldeformular.html?cmd=anmelden&uid=000119

Da gute Führungskräfte jedoch selten ”vom Himmel fallen“ und auch Naturtalente noch dazu lernen können, ist es gerade für junge oder angehende Führungskräfte entscheidend, die eigene Führungsrolle zu klären und bewusst zu gestalten. Dieser Workshop gibt Ihnen Anregungen, Ihre Führungsrolle zu reflektieren und Ihr Führungshandeln zu stärken.

Ihr Nutzen! Aufbau und Vertiefung der eigenen Führungskompetenz. Sie lernen, Ihre persönlichen Kompetenzen zu erweitern, indem Sie sich Ihrer Stärken, Potenziale und Werte bewusst werden sowie Ihr Führungsverhalten reflektieren. Sie lernen Grundsätze, Aufgaben und Instrumente wirksamer Führung kennen - wie etwa Informieren, Delegieren, Nachhalten oder Planen und Steuern. Dazu zählt es auch, Mitarbeitergespräche zu führen, situativ mit Mitarbeitern umzugehen und angemessen Feedback zu geben. In diesem Zusammenhang erfahren Sie, welche Bedeutung Motive, Bedürfnisse und deren Erscheinungsformen in der Beziehungsgestaltung haben. Sie werden begleitet von zwei führungserfahrenen Trainerinnen und profitieren vom Erfahrungsaustausch mit anderen Führungskräften im Workshop. Am Ende des ersten Workshoptages können individuelle Fragen im Rahmen einer Coachingbegleitung geklärt werden.

Methoden Input der Trainerinnen, Gruppenarbeit, gruppendynamische Methoden, Selbstreflexion und Feedback-Übungen, Praxissimulation und kollegiale Fallberatung. Eingehen auf Beispiele der Teilnehmenden.

 

Veranstalter: Gemeinsame Managementkommission des Deutschen Bibliotheksverbandes und des Vereins Deutscher Bibliothekarinnen und Bibliothekare 

Termin: 20.02.2017 10:00 – 18:00 Uhr, 21.02.2017 09:00 – 17:00 Uhr

 

Veranstaltungsort: Katholische Akademie DIE WOLFSBURG, Falkenweg 6 45478 Mülheim an der Ruhr

Zielgruppe: Junge Führungskräfte und Mitarbeiter/innen, die in die Führung wollen 

Trainerinnen: Ricarda Martin (Dipl.-Päd.) ist Management-Trainerin, Beraterin und systemisch-lö- sungsfokussierte Coach. Seit 2008 ist sie für die trainsform GmbH tätig. Ihre Themenschwerpunkte sind Führung, Kommunikation sowie Gesundheit, Resilienz und Zeit- & Selbstmanagement. Dr. Katja Bartlakowski ist Volljuristin, ausgebildete Mediatorin (BM), QM-Koordinatorin (GAB) sowie systemische Coach (DGfC). Sie ist Lehrbeauftragte an der Fachhochschule Potsdam sowie Mitglied in der Gemeinsamen Managementkommission von dbv und VDB. Katja Bartlakowski leitet das Bibliothekssystem der Hochschule Osnabrück.

 

Kostenbeitrag: 300,00 € (inkl. einer Übernachtung und Vollverpflegung)

 

Anmeldeschluss: 09.12.2016, Anmeldung über das Webformular unter http://www.ulb.tu-darmstadt.de/forum_2017

 

Statt über mögliche Antworten aber aus Innensicht zu spekulieren, suchte die Kommission auf dem Bibliothekskongress in Leipzig im März 2016 den Dialog mit der Berufspraxis.

Als Format wurde eine Kombination aus pointierten Impulsvorträgen zu zentralen Managementbereichen und dem direkten Austausch zwischen ReferentInnen, TeilnehmerInnen und Mitgliedern der Kommission in Gesprächsrunden gewählt.[1]

Der Plan ging auf und im Anschluss an die fünf Kurzvorträge fanden intensive und lebendige Diskussionsrunden statt, die, moderiert von den Kommissionsmitgliedern, die Themen vertieften und v.a. den Blick darauf richteten, welche Aspekte für die Fachwelt aktuell von besonderer Relevanz sind und demzufolge in den kommenden drei Jahren im Mittelpunkt der Kommissionsarbeit stehen sollten.

Den in Leipzig begonnenen Dialog mit der Berufspraxis wollen wir fortsetzen! Die Vorträge, eine Zusammenfassung sowie die an die Kommission formulierten Anforderungen und Wünsche aus der anschließenden Diskussionen finden Sie hier. 

Was sind Ihre Überlegungen, Kommentare, Ideen oder Hinweise? Wir freuen uns auf Ihr Feedback an die Managementkommission. Bitte nutzen Sie für Ihre Anmerkungen die Kommentarfunktion am Ende des Beitrags!

Die Managementkommission hat sich intensiv mit den Anregungen aus Leipzig auseinandergesetzt und für ihre weitere Arbeit zwei zentrale Themenfelder identifiziert.

1. Förderung und Ermutigung von Nachwuchsführungskräften,
2. Bedeutung von Organisationsstrukturen für die Bibliotheksentwicklung

Zur Förderung und Ermutigung von Nachwuchsführungskräften wird für das Frühjahr 2017 ein zweitägiges Seminar geplant, das die Auseinandersetzung mit der Führungsrolle in den Mittelpunkt stellt. Gezielt angesprochen werden sollen Kolleginnen und Kollegen, die erst seit kurzem in Führungsfunktion sind. Das Seminar soll einen Rahmen bieten, um die eigene Rolle zu reflektieren und die Vernetzung aktiv fördern.

Die Auseinandersetzung mit Ansätzen zur Organisationsentwicklung ist in zwei Schritten geplant. Als erster Schritt wird im September 2016 ein Expertengespräch stattfinden, das die Frage beleuchtet, inwieweit die aktuellen Organisationsmodelle und -strukturen von Bibliotheken hinderlich oder hilfreich sind beim Umgang mit den vielfältigen Herausforderungen, denen sich Bibliotheken gegenübersehen?
Aus diesem Expertengespräch sollen dann konkrete Themen und Fragestellungen sowie ein geeignetes Format für einen Workshop auf dem Bibliothekartag in Frankfurt 2017 entwickelt werden.

[1] Nachzulesen in o-bib: das offene Bibliotheksjournal, 2, 2016.