Kommissionsblog

Agilität als gelungene Balance zwischen Stabilität und Flexibilität

Wie auch beim Round Table an der Hochschule der Medien (HdM) im September in Stuttgart haben wir auch hier auf eine Abwechslung aus Theorie und Praxis gesetzt, um agiles Arbeiten gleich auf mehreren Ebenen erfahrbar zu machen. Moderiert wurde die Veranstaltung, die in Kooperation mit der Freien Universität stattfand, von Katrin Glatzel und Maik Arensmann der Organisationsberatung osb-i.

Zum Einstieg haben Maik Arensmann und Katrin Glatzel in die (digitalen) Treiber und Prinzipien des agilen Arbeitens eingeführt. Auslöser für den Wandel sind sich rasch wandelnde Kundenerwartungen und die neuen technischen Möglichkeiten. Um in Zeiten zunehmender Komplexität und Geschwindigkeit die passenden Antworten zu finden, setzen Unternehmen zunehmend auf mehr Selbstorganisation und flexiblere Prozesse.

Eine Grundvoraussetzung für den Erfolg agilen Arbeitens ist ein gemeinsames Grundverständnis von agiler Organisation sowie ein gemeinsamer Agilitäts-Methoden-Baukasten. Ohne Wertschätzung und Vertrauen kann keine Kultur gelingen, die Fehler toleriert und zum Experimentieren einlädt. Notwendig dafür ist ein Kulturwandel mit sich, der die gesamte Organisation und vor allem Führung auf allen Ebenen (heraus-)fordert.

Damit Organisationen und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht schnell an die Überforderungsgrenze kommen, sind wirksame Transformationsprozesse und differenzierte, der Aufgabe angepasste Formen der Partizipation notwendig. Wie anstrengend das agile Arbeiten sein kann, zeigte das Ball-Point-Game. Die Spielerinnen und Spieler konnten in ihren jeweiligen Teams unterschiedliche agile Methoden wie Sprints sowie Retrospektiven anwenden und Erfahrungen in der Selbstorganisation sammeln.

Foto: Learning by doing – Teams fungieren als „Ballmaschine“

Führungskräfte haben eine besondere Verantwortung - auch weil sich ihre Rolle in einer agilen Organisation ändert. Die Führungskraft stellt sich nicht mehr über das Team und an die Spitze der Organisation, sie führt nun von der Seite bzw. aus der Mitte heraus. Eine wichtige Aufgabe dabei ist es, für die notwendige Balance von Stabilität und Flexibilität zu sorgen.

Konkrete Lösungen für die Zukunft der Bibliotheksarbeit

An Tag 2 wurde erlebbar, dass es beim agilen Arbeiten darum geht, Zusammenarbeit zu ermöglichen, um das Wissen der Vielen bei der Gestaltung von Entscheidungen und der Ideen- und Lösungsfindung einzusetzen.  Ermöglicht wird durch die methodengetriebene Gestaltung des Vormittags: Einer engen zeitlichen Taktung von Planung, operativem Arbeiten und Reflexion zu Inhalt und Kooperation. In kürzester Zeit wurden Fragestellungen präzisiert, Lösungen vorgeschlagen, verworfen oder in Feedbackloops präzisiert. In 8 Gruppen haben sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit Themen und Fragestellungen aus ihrer alltäglichen Arbeit beschäftigt, zu denen sie konkrete Lösungen benötigen. Entwickelt wurden Ideen für

– Rollenwechsel für bessere Teamsitzungen

– Flexiblere Möglichkeiten für die Auskunft

– Stimmungsbarometer für Gremiensitzungen

– Raumgestaltung für neue Formen des Arbeitens

– Library Labs für die Integration interdisziplinärer Datenarbeit in Bibliotheken

– Recruiting, um Persönlichkeiten einzustellen Miteinander von (vermeintlich) gegensätzlichen Welten wie die der Bibliotheken und der IT

– um Agilität im Kleinen zu entdecken, zu fördern und zu feiern

Foto: 8 Gruppen, 8 Lösungen

Das Feedback der Teilnehmenden und die Ergebnisse, die in dieser kurzen Zeit entstanden sind, zeigen, dass agiles Arbeiten alles andere ist als ohne Struktur, informell und chaotisch. Im Gegenteil: Die klar definierten Prozesse und die enge Taktung haben überraschende Ergebnisse erzielt. Voraussetzung dafür war die gemeinsame Haltung, die sich an den agilen Prinzipien orientiert.

Wir bedanken uns daher bei allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern, die sich darauf eingelassen haben und agiles Arbeiten so erlebbar gemacht haben.

Als Managementkommission möchten wir die Vernetzung und den Austausch zum agilen Arbeiten in Bibliotheken und das Voneinander-Lernen auch weiterhin fördern. Auf dem Bibliothekartag 2020 in Hannover haben wir daher wieder ein Meet-up „Agiles Management“ angemeldet. Gemeinsam mit der Kommissionen zur Informationskompetenz und für forschungsnahe Dienste planen wir eine Veranstaltung zu Erfahrungen des Scheiterns. In Hannover möchten wir damit ein Forum bieten, in dem auch über das Lernen aus Fehlern gesprochen werden.

Im September hat die Managementkommission einen Workshop „Agiler-Methoden-Zirkel“ für Einsteiger*innen veranstaltet.

Im November möchten wir die anderen Punkte von agilem Arbeiten und agiler Organisation (Führung, Mindset/Kultur, Organisation) beleuchten und diskutieren.

In Zusammenarbeit mit der UB der Freien Universität Berlin laden wir Sie daher herzlich ein zum Workshop „Forum 2019 – Führung und agiles Arbeiten" am 27.11.2019 (ab ca. 13 Uhr) und 28.11.2019 (bis ca. 13 Uhr). Veranstaltungsort ist das Weiterbildungszentrum der Freien Universität Berlin, Otto-von-Simson-Str. 13, 14195 Berlin (Anfahrtsbeschreibung, Hotelliste).

Mit Katrin Glatzel und Maik Arensmann von osb-i werden wir uns mit dem Zusammenwirken von verschiedenen Aspekten und der Zukunft der Bibliotheksarbeit beschäftigen und dabei stark methodengetrieben konkrete Ergebnisse erarbeiten, die direkt für Ihre eigene Organisation hilfreich sein können.

Gleichzeitig gibt es bei einem Arbeits-Abendessen die Möglichkeit zum Austausch sowie Nachfragen zu dem Projekt zur Organisationsentwicklung an der FU Berlin.

Eingeladen sind Führungskräfte in Bibliotheken, die bereits Praxiserfahrungen auf dem Gebiet des agilen Arbeiten gesammelt haben. 

Die Teilnahmegebühr beträgt 120,00 € inkl. gemeinsames Abendessen.

Anmeldungen sind ab sofort bis zum 15.11.2019 möglich unter

https://www.bibliotheksverband.de/dbv/ueber-uns/anmeldeformular.html?cmd=anmelden&uid=000154

Unter Workshop Forum2019 können Sie das ausführliche Programm abrufen.

Wir freuen uns auf diesen spannenden Workshop mit Ihnen in Berlin.

An der Hochschule der Medien (HdM) in Stuttgart gingen wir mit Unterstützung von Wolf Steinbrecher und Tobias Seidl den Fragen nach, wann welche agilen Arbeitsmethoden hilfreich sind, um in Bibliotheken gut mit immer neuen Herausforderungen umzugehen und welche Erfahrungen es bereits gibt. In einem „Agile-Methoden-Zirkel“ konnten die ca. 50 Teilnehmenden ausgewählte Instrumente und Methoden praktisch erleben und ausprobieren.

Zum Einstieg in den Tag erläuterte Wolf Steinbrecher, Mitbegründer des „Forum Agile Verwaltung“,  in einem Impulsvortrag Methoden und Mindset des Agilen Arbeitens. Je unsicherer die Rahmenbedingungen, je unbekannter die Nutzerwünsche und komplexer das Projekt desto größer der Gewinn durch eine Veränderung hin zum agilen Arbeiten. Neben einigen Beispielen aus der Praxis stellte er dabei die folgenden Ansätze in den Mittelpunkt:

Agile-Methoden-Zirkel zum Methoden-Schnuppern

Von der Managementkommission waren insgesamt sechs grundlegende Methoden ausgewählt worden, die die Teilnehmenden kennenlernen und ausprobieren konnten. Dabei kamen zugleich zwei Prinzipien zum Tragen, die agiles Arbeiten kennzeichnet, nämlich „Timeboxing“ - das Arbeiten in knappen und strikt festgelegten Zeitfenstern und „priorisieren“ - und die Erkenntnis, dass man nie alles schaffen oder mitnehmen kann und daher eine bewusste Auswahl zu treffen ist. 

Zur Wahl standen in zwei Runden die folgenden Methoden:

Mit dem Ubongo-Flow-Game ließ sich iteratives Arbeiten spielerisch erleben. Die von Wolf Steinbrecher vorgestellte Prozesssimulation basiert auf dem Spieleklassiker Ubongo. Erlebbar wurde dabei, dass und wie unterschiedliche Vorgehensweisen, also Änderungen im Prozessablauf, zu unterschiedlichen Ergebnissen und einer unterschiedlichen Effizienz führen können. Die Spieler*innen erlebten, dass die Art der Zusammenarbeit viel mehr Einfluss auf das Ergebnis hat, als die individuelle Kompetenz. 

Was es heißt, mit den Händen zu denken, wurde beim LEGO® Serious Play® greifbar. Die Moderationsmethode, bei der es darum geht, kreative Ideen im Team zu entwickeln, vermittelte Tobias Seidl. Durch das Modellieren mit Legosteinen in einem zielorientierten Prozess lässt sich LEGO in ganz unterschiedlichen Kontexten einsetzen. Besprechbar werden so auch sehr komplexe Zusammenhänge von der Strategieentwicklung bis zur Teamentwicklung. 

Am Kanban-Board lässt sich Arbeit strukturieren und transparent machen. Cornelia Vonhof vermittelte die Vorzüge von Kanban als Methode des agilen Arbeitens, bei der es darum geht den Arbeitsfluss zu visualisieren, die Menge der offenen Aufgaben im Blick zu behalten, diese bewusst zu priorisieren und sich laufend über Verbesserungen Gedanken zu machen. Gelernt wurde, wie Kanban im Team oder in der individuellen Arbeit (Personal Kanban) eingesetzt werden kann.

Das Lencioni-Modell beschreibt 5 (Dys-)funktionen eines Teams in einem einfachen Modell. Daniela Poth diskutierte mit den Teilnehmenden die Basis des agilen Arbeitens: Vertrauen, Konfliktbereitschaft, Selbstverpflichtung, gegenseitige Verantwortlichkeit und Zielorientierung. Fehlt diese, scheitert das agile Arbeiten häufig. Anhand eines Fragebogens konnten die Teilnehmenden zunächst zu einer Einschätzung der Situation in ihren jeweiligen Teams kommen. Im Anschluss diskutierte die Runde, was dies für Arbeitsgruppen oder Teams bedeutet und welche Handlungsoptionen zur Verbesserung bestehen und wie diese in den Alltag integriert werden können.

Nachdem bereits in der Mittagspause angeregt diskutiert wurde, kamen die Teilnehmenden in Workshops im Lean Coffee-Format zusammen. In kleinen Gruppen bestand die Möglichkeit, sich strukturiert über Erfahrungen und Eindrücke zum agilen Arbeiten und das gemeinsame Lernen am Vormittag auszutauschen. Lean Coffee ist ein kollegiales Wissensaustausch- und Diskussionsformat, bei dem es keine vorab definierte Agenda gibt. Daher wurden die Themen von den Teilnehmenden gemeinsam zu Beginn festgelegt und priorisiert. Dabei konnten alle die Themen einbringen, die die Einzelnen gerade beschäftigen und für die man die Unterstützung der anderen in Anspruch nehmen mochte.

Besonders greifbar wurde das möglichst praxisorientierte Kennenlernen verschiedener Methoden auch in der Retrospektive. Die Retrospektive am Ende eines Projektabschnitts oder nach Abschluss eines Arbeitsschrittes dient dazu, dass das Team innehält, um Zusammenarbeit und Arbeitsweise zu reflektieren. Regelmäßig angewandt kann ein Rückblick auf das Geleistete zum Ritual werden, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung aufzubauen. Zum Abschluss der Veranstaltung kamen daher alle Teilnehmenden nochmal in der großen Gruppe zusammen, um verschiedene Wege zur Retrospektive kennenzulernen und sich über die Veranstaltung selbst auszutauschen.

Statt eines Fazits lassen wir die Teilnehmenden in der Retrospektive sprechen:

Diskutiert haben wir dabei die Herausforderungen rechtlicher Hürden für ein stärker projektbezogenes Arbeiten sowie die Bedeutung von Personas bereits bei der Personalgewinnung.

Im Mai 2020 möchten wir diese Themen auf dem Bibliothekartag in Hannover vertiefen. In Hannover wird auch das "QM-Forum" als Austauschformat für Qualitätsmanagement-Anwenderinnen und -Anwender in die vierte Runde gehen. Ebenfalls geplant ist eine Fortsetzung des MeetUp "Agiles Management".

Für Neugierige und Einsteiger/innen findet im September unser Workshop zu den "Grundlagen des agilen Arbeitens" an der Hochschule der Medien statt. In Stuttgart wird es um Methoden und Instrumente gehen, die zeigen, wie ein experimentierender Einstieg in agile Arbeitsweisen gelingen kann.

Als Managementkommission verstehen wir uns auch als Initiatorin einer Austauschplattform für Kolleginnen und Kollegen, die sich bereits intensiv mit dem agilen Arbeiten beschäftigt haben und verschiedene Methoden in ihrer Arbeitspraxis anwenden. Mit dem "Forum Agiles Management" im November wenden wir uns an Anwenderinnen und Anwender und wollen uns darüber austauschen, wie es gelingen kann ein agiles Mindset und eine dafür offene Kultur zu entwickeln.

Ein Bericht über Fragestellungen, mit denen wir uns 2019 und 2020 in der Managementkommission beschäftigen, findet sich hier: Zukunft reloaded. Bericht der Gemeinsamen Managementkommission von VDB und dbv vom 7. Bibliothekskongress Leipzig 2019, S. 112-120, https://doi.org/10.5282/o-bib/2019H2S112-120

So gewinnen Sie einen Überblick über das Konzept des agilen Arbeitens.

Montag, 2.9.2019, 10:00 – 16:00 Uhr

Managementkommission von dbv und VDB in Kooperation mit der HdM Hochschule der Medien, Stuttgart, Nobelstraße 8, Raum i002.

Da wir uns bereits im Rahmen des MeetUp Agiles Management mit agile Methoden beschäftigt haben und auch weitere Formate planen, beschlossen wir, die Anwendung auch noch stärker in die Kommissionsarbeit einzubinden und, nicht zuletzt um die Zusammenarbeit zu stärken und zu verbessern, neben der bereits seit 2014 von der Kommission genutzten Plattform "Confluence" unsere Aufgaben darüber hinaus über das Programm MeisterTask zu organisieren und somit ein digitales Kanban-Board anzulegen. Tagesordnungspunkt jedes Arbeitstreffen oder Telefon- oder Videokonferenz, die einmal im Monat geplant ist, ist daher auch die regelmäßige Reflektion über unsere Kommunikation und Zusammenarbeit und die Werkzeuge, die dabei zur Anwendung kommen.

Unsere Nachbereitung der Veranstaltungen auf dem Bibliothekskongress in Leipzig haben wir in einem Artikel in o-bib dokumentiert, der in der nächsten Ausgabe erscheinen wird. Außerdem berichten wir regelmäßig in kurzen Blogbeiträgen. 

In diesem Jahr planen wir aktuell weitere Termine. Eine Veranstaltung wird sich mit dem agilem Arbeiten für Einsteiger*innen beschäftigen, eine zweite soll dem Austausch von Anwender*innen gewidmet werden. Weitere Informationen, die genauen Termin und Inhalte folgen in Kürze.

Die Veranstaltungen im Jahr 2019 werden sich hauptsächlich auf das Thema Organisation und Kulturwandel konzentrieren. Darauf bauen wir auf, wenn wir uns in den darauffolgenden Jahren 2020 und 2021 intensiver mit den Themen Personal & Image beschäftigen werden.

Das Lernen voneinander ist ein wesentliches Anliegen und so gaben in diesem Jahr drei Anwenderinnen und Anwender Einblicke in ihre Praxis: Benjamin Decker (Stadtbibliothek Geislingen), Kerstin Cevajka (Hochschule Albstadt-Sigmaringen) und Melissa Hofstetter (UB Bern) stellten ihre Erfahrungen, aber auch die Herausforderungen und Schwierigkeiten, mit denen sie im Alltag kämpfen, zur Diskussion.

Kennzeichnend für diese kollegialen Runden im QM-Forum ist die Offenheit, mit der auch über all das gesprochen werden kann, das auch einmal nicht gelingt. Hilfreiche und ermutigende Kommentare und Hinweise sind die ganz selbstverständliche Gegenleistung der anwesenden Kolleginnen und Kollegen.

Auf dem Bibliothekartag 2020 in Hannover wird es eine Fortsetzung und das 4. QM-Forum geben.

Bibliotheken, die sich für das Thema Qualitätsmanagement interessieren, können sich auch gerne zwischen den QM-Foren auf den Jahrestagungen an die Managementkommission wenden. Wir verstehen uns als Plattform und Vermittlerinnen und können durch die bisherigen Foren auf ein Netzwerk der QM-Anwenderbibliotheken zurückgreifen, Kontakte herstellen und kollegiale Beratung vermitteln. Wenden Sie sich dazu an: management@bibliotheksverband.de oder vonhof@hdm-stuttgart.de.

Nach kurzen Verwirrungen zur Uhrzeit und dann zum Treffpunkt, fanden wir einen sonnigen Platz etwas abseits vom Kongressgeschehen. Zunächst gab es eine kurze Vorstellungsrunde, bei der die Teilnehmenden berichteten, vor welchen Herausforderungen sie stehen. Alle erläuterten darüber hinaus, was sie im Zuge dessen von einem solchen Austauschtreffen erwarteten.

Die gesammelten Punkte drehten sich weniger um methodische Aspekte als viel mehr um die Frage, wie man den Kulturwandel begleiten und fördern kann: „Wie arbeitet man agil in agil-feindlichen Kontexten?“, „Wie motiviert man Beschäftigte zu mehr Eigenverantwortung“ oder „Wie gestaltet man agiles Arbeiten einerseits und Aufrechterhaltung des Betriebs andererseits und sind dies Gegensätze?“.

Diese Fragen sollen nun in weiteren Treffen oder Videokonferenzen thematisch geclustert erörtert werden. Aus der Gruppe erklärten sich zwei Personen bereit, im Sommer Interessierte aus diesem Kreis zu einer Videokonferenz einzuladen, um weitere Schritte zu besprechen. In Berlin ist ein „agiler Stammtisch“ geplant.

Von allen Anwesenden wurde ein weiterer Informations- und Wissensaustausch gewünscht, um sich insbesondere bei der Implementierung des Mindsets und Begleitung der Veränderung der Organisationskultur gegenseitig zu unterstützen, Feedback zu geben und sich gegenseitig von Lessons learned zu berichten.

Sie tritt im September 2019 die Nachfolge von Hella Schwemer-Martienßen an.

Die Kolleginnen und Kollegen der Managementkommission gratulieren ihren beiden Kommissionskolleginnen sehr herzlich!