Bürgerschaftliches Engagement in Bibliotheken
Ein Handbuch für das Ehrenamts-Management. Stand: Mai 2011


4.1. Verträge

Vor den Überlegungen zur Vertragsgestaltung muss entschieden werden, wer die ehrenamtlich Tätigen einstellt.
Zwei Varianten lassen sich dabei unterscheiden. Entweder stellt die Bibliothek die ehrenamtlich Tätigen selbst ein oder sie werden über einen Förderverein engagiert. Der Vertrag zwischen Bibliothek und ehrenamtlich Tätigen sollte sowohl die Erwartungen, die die Bibliothek an die ehrenamtlich Tätigen stellt, als auch deren Rechte und Pflichten eindeutig regeln. Um eine rechtliche Auseinandersetzung darüber zu vermeiden, ob ggf. ein Arbeitsverhältnis mit einer entsprechenden Vergütungspflicht begründet wurde, ist es wichtig, die Tätigkeiten möglichst eindeutig und abschließend im Vertrag zu beschreiben. In der täglichen Praxis sollte streng darauf geachtet werden, dass sich die Tätigkeiten innerhalb der Vorgaben des Vertrages bewegen. Nur soweit die Tätigkeiten im Vertrag konkret genug beschrieben werden und in der Praxis dementsprechend gehandelt wird, lässt sich eine Weisungsgebundenheit der ehrenamtlich Tätigen, die zu einer persönlichen Abhängigkeit und damit ggf. zu einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis führen kann, verneinen.

Der Vertrag sollte dementsprechend folgende Punkte enthalten:

  • Aufgabenbereiche
  • Ausdruck des beidseitigen Einvernehmens, dass die Arbeit freiwillig und unentgeltlich geleistet wird
  • Nichtgewährung von Sozialversicherungsleistungen
  • Darlegung des Unfall- und Haftpflichtschutzes
  • Haftung des ehrenamtlich Tätigen für vorsätzlich und grob fahrlässig verursachte Schäden
  • Hinweis auf Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen wie der Hausordnung
  • Verpflichtung zur Verschwiegenheit
  • Einhaltung des Datenschutzes
  • Bedingungen zur Beendigung der ehrenamtlichen Tätigkeit

Musterverträge bzw. Praxisbeispiele finden Sie hier:

Rechtlich ebenfalls möglich, aber mit einem höheren Planungsaufwand in der Startphase verbunden, ist die Einstellung über einen Förderverein oder eine gemeinnützige GmbH (gGmbH). Dementsprechend sind beide Optionen nur anzuraten, wenn ein dauerhafter Einsatz der ehrenamtlich Tätigen angestrebt wird und auch möglich erscheint. Die Bibliothek muss sich in diesem Fall nicht mit der rechtlichen Problematik der Einstellung beschäftigen, da Vertragspartner nicht unmittelbar die ehrenamtlich Tätige, sondern der Förderverein bzw. die gGmbH ist.

Informationen zur Gründung von Vereinen inklusive Musterverträge finden Sie unter http://www.buergergesellschaft.de/index.php?id=104122.

Über Erfahrung mit der Einrichtung einer gGmbH verfügen die Bücherhallen Hamburg.

Nach oben

4.2. Koordinatorin für ehrenamtlich Tätige

Für eine gute Zusammenarbeit zwischen Bibliothek und ehrenamtlich Tätigen trägt die Benennung einer Koordinatorin entscheidend bei. Die Koordinatorin für ehrenamtlich Tätige ist Ansprechpartnerin für alle Belange der ehrenamtlichen Tätigkeit, sei es von Seiten der ehrenamtlich Tätigen selbst, des Kollegiums, der Bibliotheksleitung oder von externer Seite. Ihr Aufgabengebiet setzt sich aus folgenden Punkten zusammen:

  • Zuständigkeit für die Planung des Einsatzes
  • Festlegung der Aufgabenbereiche der ehrenamtlich Tätigen
  • Erstellung und Bekanntmachung der Leitlinien zur ehrenamtlichen Tätigkeit
  • Gewinnung, Einarbeitung und Schulung der ehrenamtlich Tätigen
  • Kooperation zwischen Hauptamtlichen und ehrenamtlich Tätigen
  • Bestimmung von Formen der Anerkennung oder gewährten Aufwandsentschädigungen
  • Öffentlichkeitsarbeit und Evaluation des Einsatzes

Um die Funktion der Koordinatorin für ehrenamtlich Tätige ausfüllen zu können, ist eine stark ausgebildete Sozialkompetenz notwendig. Die Mitarbeiterin muss beständig zwischen verschiedenen Interessengruppen vermitteln, die mitunter sehr unterschiedliche Auffassung bezüglich der Arbeitsweise oder der Aufgabenbereiche vertreten. Dies erfordert ein hohes Maß an Verhandlungsgeschick und Einfühlungsvermögen.

Erfahrungen in Bibliotheken zeigen, dass es sehr hilfreich ist, auch auf Seiten der ehrenamtlich Tätigen eine Kontaktperson zu installieren. So können die Interessen der ehrenamtlich Tätigen gebündelt und die Arbeit der Koordinatorin damit immens erleichtert werden. Von Vorteil sind außerdem die damit verbundene Institutionalisierung des Austauschs und eine bessere Einbindung der ehrenamtlich Tätigen. Für diese ist es leichter, sich gerade mit Sorgen und Problemen an eine Person, die ihre Situation aus eigener Erfahrung kennt, zu wenden.

Nach oben

4.3. Leitlinien zur Ehrenamtlichen Tätigkeit

[7] Jede Organisation, die sich in ihrer Arbeit auch auf ehrenamtlich Tätige stützt, sollte die Leitlinien, die diesem Einsatz zu Grunde liegen, schriftlich festhalten. Dadurch entsteht Klarheit über die Position der ehrenamtlich Tätigen in der Bibliothek. Es wird gewährleistet, dass ehrenamtlich Tätige mit den unterschiedlichsten Hintergründen gleich behandelt werden. Daneben können die Unterschiede zwischen hauptamtlich und ehrenamtlich tätigen Mitarbeiterinnen eindeutig definiert werden. Um diesen Ansprüchen entsprechen zu können, sollte die Leitlinien für ehrenamtlich Tätige folgende Punkte umfassen:

  • ein eindeutiges Bekenntnis zur Ehrenamtlichen Tätigkeit und dessen Wert
  • Benennung einer Koordinatorin für die ehrenamtlich Tätigen
  • Beschreibung des Vorgehen bei der Einstellung, wenn möglich inklusive eines Bewerberprofils
  • Auflistung der Aufgabenbereiche, in denen der Einsatz ehrenamtlich Tätiger in Frage kommt
  • Formen der Einarbeitung und Schulung ehrenamtlich Tätiger
  • Versicherungsschutz
  • Auflistung der Aufwandsentschädigungen, die geleistet werden können
  • Festlegung des Vorgehens bei Beschwerden von oder über die ehrenamtlich Tätigen
  • Formalien der Kündigung bzw. der Beendigung des Einsatzes

Als Startpunkt der Leitlinienausarbeitung eignet sich die Frage nach dem Warum: „Aus welchen Gründen setzt die Bibliothek ehrenamtlich Tätige ein?“ Bei dieser Fragestellung - wie aber auch bei der gesamten Diskussion über ehrenamtlich Tätige - ist es wichtig, Kolleginnen und Kollegen verschiedener Bereiche einzubeziehen, um die Vielfalt des Einsatzes in den Leitlinien bestmöglich wiederzugeben. Gleichzeitig fühlen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich stärker mit den Leitlinien verbunden, wenn sie an deren Erstellung mitgearbeitet und die einzelnen Punkte aktiv diskutiert haben. Um diese Verbundenheit aufrecht zu erhalten, ist es ratsam, direkt zu Beginn eine regelmäßige Überprüfung der Leitlinien zu beschließen. Ein Beispiel professionell erarbeiteter Leitlinien ist der Leitfaden der StadtBibliothek Köln, der im Downloadbereich angeboten wird.

Nach oben

4.4. Versicherung

Damit durch ihr Engagement für die ehrenamtlich Tätigen kein zusätzliches Risiko entsteht, ist es wichtig, dass für sie sowohl Unfall- als auch Haftpflichtversicherungsschutz besteht.
In Bereich der Unfallversicherung hat sich die Situation in Deutschland in der letzten Zeit deutlich verbessert. Seit 2005 haben nicht nur Ehrenamtliche, die direkt bei einer Bibliothek und damit einer öffentlich-rechtlichen Institution angestellt sind, ein Anrecht auf eine Unfallversicherung. Auch ehrenamtlich Tätige, die von einem Verein oder Förderkreis eingestellt wurden und sich im Auftrag oder mit Einverständnis der Kommune freiwillig betätigen, sind unfallversichert. Diese Angaben sind allerdings nur allgemeine Informationen. Um im konkreten Fall sicher zu gehen, dass die ehrenamtlich Tätigen dem Versicherungsschutz unterliegen, ist es ratsam, sich an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu wenden.
Einen Überblick über alle Unfallkassen aufgeteilt nach Bundesländern bietet der Spitzenverband Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV): http://www.dguv.de/inhalt/BGuUK/unfallkassen/index.jsp

Ehrenamtlich Tätige, die direkt bei der Bibliothek arbeiten, sind in der Regel durch die Haftpflichtversicherung geschützt, die die öffentliche Einrichtung für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgeschlossen hat. Inwieweit die Bibliothek ihre ehrenamtlich Tätigen für Schäden in Regress nimmt, sollte über den Vertrag festgelegt werden. Rechtlich selbstständige Vereinigungen, also etwa eingetragene Vereine, sollten eine Vereinshaftpflichtversicherung abschließen, die dann auch ehrenamtlich Tätige in den Versicherungsschutz mit einschließt. Ehrenamtlich Tätige, die sich in rechtlich unselbstständigen Vereinigungen engagieren, sind im Rahmen der Haftpflichtversicherung des Landes versichert. Diese Versicherung ist kostenfrei, ehrenamtlich Tätige müssen sich dafür nicht registrieren lassen, sondern sich lediglich im Schadensfall an die zuständige Versicherung wenden.

Weitere Informationen finden Sie im Netz:

  • Bundesministerium für Arbeit und Soziales [Hrsg.]: Zu Ihrer Sicherheit - Unfallversichert im Ehrenamt. Bonn 2010. Die aktuelle Version ist bestellbar/abrufbar auf der Seite des Ministeriums (www.bmas.de)

Nach oben

4.5. Kündigung

Die Entscheidung für eine ehrenamtliche Tätigkeit kann immer nur als eine Entscheidung auf Zeit gesehen werden. Im Gegensatz zum "alten" Verständnis des Ehrenamtes, das mit einer starken und zumeist lebenslangen Identifikation mit der betreffenden Einrichtung verbunden war, ist der Einsatz heute stärker an Lebensphasen orientiert.
Umso wichtiger ist es, dass klare Regelungen für das Ende eines Engagements getroffen werden, und zwar sowohl für die Kündigung durch den ehrenamtlich Tätigen als auch durch die Bibliothek.
Für die Entscheidung für eine ehrenamtliches Engagement in einer Bibliothek kann eine deutliche Regelung der Beendigung der ehrenamtlichen Tätigkeit ausschlaggebend sein. Potenzielle ehrenamtlich Tätige müssen so nicht befürchten, eine unauflösliche Verpflichtung einzugehen. Deshalb sollte der Ausstieg aus dem Engagement bereits während der Einstellungsphase thematisiert werden, am besten sowohl im persönlichen Gespräch als auch in schriftlicher Form im Vertrag oder in den Leitlinien für ehrenamtlich Tätige.

Der Passus zur Beendigung des Einsatzes sollte auf folgenden Punkten aufbauen:

  • Aussage zur Selbstverständlichkeit der zeitlichen Begrenzung des Einsatzes
  • Benennung einer Kontaktperson
  • gewünschte Form der Kündigung durch die ehrenamtlich Tätigen: Reicht eine mündliche Kündigung oder sollte sie schriftlich erfolgen?
  • eine Angabe zur gewünschten Vorlaufzeit: Wie weit im Voraus wünscht die Bibliothek unterrichtet zu werden?
  • Erläuterung der Umstände und Nennung klarer Kriterien, unter denen die Bibliothek das Engagement beenden würde (Verletzung der Hausordnung/gültiger Regeln, Verstöße gegen Schweigepflicht, Verstöße gegen zivil- oder strafrechtliche Vorschriften...)
  • Vorgehen bei einer Kündigung von Seiten der Bibliothek: Wer muss gehört / informiert werden, wer trifft die Entscheidung, wer spricht die Kündigung aus?

Des Weiteren sollte anlässlich der Beendigung des Engagements auch ein Nachweis über die geleistete Arbeit erstellt werden. Mögliche Gestaltungsformen finden Sie in dem Kapitel „Anerkennung“.
Meistens merken ehrenamtlich Tätige selbst schnell, wenn sie mit einer Aufgabe überfordert sind oder sie nicht zu ihnen passt. Ist dies jedoch nicht der Fall, sollte die Bibliothek zunächst versuchen alternative Betätigungsfelder anzubieten; entweder innerhalb der Bibliothek oder in Kooperation mit städtischen Einrichtungen des bürgerschaftlichen Engagements.
Die positive Formulierung und Gestaltung einer "Kündigung" ist immens wichtig. Sprechen Sie Ihren Dank aus, formell wie informell. Die ehrenamtlich Tätigen sollten mit dem positiven Gefühl, dass ihre Bereitschaft sich zu engagieren wertgeschätzt wird, aus dem Verhältnis herausgehen.
Zur Überprüfung, ob die organisatorischen Voraussetzungen für den Einsatz von ehrenamtlich Tätigen erfüllt sind, eignet sich die "Checkliste Organisation":

Nach oben

4.6. Checkliste "Organisation"

Checkliste "Organisation"
Datei-Format: pdf, Datei-Größe: 65 KB

Weitere Checklisten im Download-Bereich

Nach oben


[7] Die Bezeichnung „Leitlinien“ ist eine Übersetzung des englischen Begriffs „policy“. Alternativ bieten sich auch die Übersetzungen Strategie, Leitfaden, Richtlinien, Standards oder Charta an.

Nach oben