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Bürgerschaftliches Engagement in Bibliotheken
Ein Handbuch für das Ehrenamts-Management. Stand: Mai 2011

9. Evaluation


9.1. Evaluation in Kultur- und Bildungspolitik

Evaluation ist ein Trend, der zunehmend Einzug in die kultur- und bildungspolitischen Bereiche erhält. Auch im Bibliothekssektor wird vermehrt zur Thematik publiziert und neue Instrumente zur Wirkungsmessung werden konzipiert.
In der Wissenschaft wird in diesen Zusammenhang bereits spöttisch von „Evaluitis“ gesprochen. Die Skepsis ist nicht unbegründet, gerade die Wirkung von Maßnahmen dieser Bereiche kann nie vollkommen und absolut objektiv erfasst werden. Sollte man deshalb bewusst auf eine Evaluation verzichten?
Es gibt einige Argumente, die dafür sprechen, Instrumente des Qualitätsmanagements zur Evaluation von Projekten einzusetzen. Zum einen ermöglicht eine Erfolgsmessung eine deutlich bessere Erfolgsdarstellung, egal ob gegenüber dem Geldgeber oder der Öffentlichkeit. Beispielweise kann eine monetäre Bewertung der Leistung eine gute Diskussionsgrundlage für die Schaffung oder die angemessene Anerkennung der Arbeit einer Koordinatorin für ehrenamtlich Tätige ergeben. Gleichzeitig können die Instrumente helfen, den Einsatz zu steuern. Die Evaluation bedarf einer intensiven Auseinandersetzung mit der zu untersuchenden Materie. Der Prozess der Evaluation ist damit immer gleichzeitig ein Prozess der Qualifizierung. Eine Evaluation ist in verschiedenen Abstufungen und Ausprägungen möglich. Im Folgenden werden einige Möglichkeiten und Bausteine für die Evaluation von ehrenamtlichen Einsätzen in Bibliotheken dargestellt.

9.2. Allgemeine Evaluation eines Projektes

Es ist wichtig, sich in einem ersten Schritt darüber klar zu werden, wieso eine Evaluation erfolgen soll:

  • soll sie der Außenwirkung dienen,
  • soll sie als Entscheidungsgrundlage für den Erhalt oder Stopp eines bestimmten Einsatzfeldes der ehrenamtlich Tätigen fungieren,
  • sollen Verbesserungspotenziale bei den ehrenamtlichen Einsätzen erkannt werden?

In einem weiteren Schritt müssen die Ziele, die mit dem ehrenamtlichen Einsatz verbunden sind, identifiziert werden. Dabei ist es ratsam, möglichst klare, pointierte Ziele zu benennen. Für diese Ziele können daraufhin Indikatoren festgelegt werden. Die Auswahl sollte sich auf wenige Indikatoren beschränken, die einen eindeutigen Bezug zu den formulierten Zielen vorweisen.
Die Bestimmung angemessener Indikatoren ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Um eine möglichst genaue Messung der Wirkung des Engagements ehrenamtlich Tätiger zu erreichen, sollten neben quantitativen Daten auch qualitative Werte ermittelt werden. Um die Kosten der Evaluation in einem überschaubaren Rahmen zu halten, empfiehlt sich bei den quantitativen Daten eine Beschränkung auf Kennzahlen, die bereits für die DBS erhoben werden.
Im Bereich der qualitativen Indikatoren bietet sich die Durchführung von Umfragen zur Wirkung der Einsätze bei den verschiedenen Interessengruppen an. Ein Beispiel ist hier die Fragebogenaktion der BürgerStiftung Hamburg, die für die Evaluation von Lesepatinnen entwickelt wurde. Das dazugehörige Infoblatt finden Sie auf der Internetpräsenz der BürgerStiftung Hamburg (http://www.buergerstiftung-hamburg.de/fileadmin/user_upload/Projektfoerderung/infoblatt%20evaluation.pdf).

Sind Ziele und Indikatoren bestimmt, sollte die Evaluierung in standardisierter Form und regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, um Entwicklungen und Veränderungen frühzeitig entdecken und dokumentieren zu können.
Ob die Ergebnisse der Evaluation für eine öffentliche Präsentation genutzt werden, hängt von dem zu Beginn festgelegten Zweck ab. Dient sie der internen Steuerung, würden Publikationsabsichten notwendige Faktoren wie Vertrauen und Transparenz behindern.

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9.3. Befragung der ehrenamtlich Tätigen

Neben einer Evaluation der durch ehrenamtlich Tätige betreuten Konzepte ist ein Feedback der involvierten ehrenamtlich Tätigen höchst interessant. Häufig werden Problembereiche nicht offen verbalisiert. Eine regelmäßige Befragung der ehrenamtlich Tätigen hilft, die Zufriedenheit mit dem Einsatz zu gewährleisten. Damit muss kein großer Aufwand verbunden sein. Ein Fragebogen könnte die folgenden Fragen umfassen:

  • Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit? (z. B. Skalenpfeil von 1 bis 5)
  • Was gefällt Ihnen gut an Ihrer Tätigkeit?
  • Was gefällt Ihnen überhaupt nicht?
  • Welche Verbesserungen wünschen Sie sich?

Die Ergebnisse der Befragung sollten dokumentiert und ausgewertet, Vorschläge und Ideen der ehrenamtlich Tätigen thematisiert und diskutiert werden. Neben einem Instrument zur Steuerung des Einsatzes dient die Befragung auch als Form der Anerkennung. Die ehrenamtlich Tätigen sind es der Bibliothek wert, dass sie sich mit Ihnen intensiv beschäftigt, sie werden gehört und ihre Ideen werden berücksichtigt.

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9.4. Monetäre Bewertung

Analog zur Leistung von Bibliotheken im Allgemeinen lässt sich auch die Leistung, die durch den Einsatz ehrenamtlich Tätiger entsteht, nicht 1:1 mit monetären Größen darstellen. Trotzdem ist es sinnvoll - gerade wenn es um die Rechtfertigung des Einsatzes geht - eine monetäre Bewertung vorzunehmen, da diese Größen für den Träger oder andere Externe zumeist besser verständlich sind und sich außerdem relativ schnell ermitteln lassen. Dabei gibt es verschiedene Ansätze:

  • Der Stundensatz externer Expertinnen wird herangezogen. Dazu muss festgestellt werden, mit welchem Berufsbild das ehrenamtliche Engagement zu vergleichen ist (Bibliothekarinnen, Pädagoginnen, Erzieherinnen, Sozialarbeiterinnen...). Um dem Schulungsbedarf ehrenamtlich Tätiger Kräfte gerecht zu werden, sollte ein Einarbeitungsfaktor eingesetzt werden, der von dem Stundensatz abgezogen wird. Die Universität Regensburg hat in einer Studie einen durchschnittlichen Faktor von 10% ermittelt, der auch für ehrenamtliche Tätigkeit in Bibliotheken als angemessen erscheint. Dieser verringerte Stundensatz muss dann noch in Beziehung zur durchschnittlichen Stundenzahl der ehrenamtlich Tätigen gesetzt werden.
  • Opportunitätskosten: Bei diesem Ansatz werden die Kosten, die den ehrenamtlich Tätigen dadurch entstehen, dass sie Zeit spenden, in der sie auch bezahlter Arbeit hätte nachgehen können, erfasst. Die Höhe der Kosten ist damit abhängig von den Berufen, die die ehrenamtlich Tätigen neben ihrem Engagement ausüben bzw. für die sie ausgebildet sind.
  • Standardwerte: Am einfachsten zu berechnen ist der Input, den ehrenamtlich Tätige liefern, wenn man einen Standard-Stundenlohn zugrunde legt. Das Zentrum Aktiver Bürger in Nürnberg rechnet beispielsweise mit 10 Euro pro Stunde und beruft sich dabei auf zahlreiche EU-Projekte, die ebenfalls 10 Euro für einfache ehrenamtliche Tätigkeiten als Kofinanzierungsanteil anerkennen. Die Universität Regensburg arbeitet mit Werten zwischen 8 und 12 Euro pro Stunde, abhängig vom Grad der Qualifizierung, der für die Arbeit erforderlich ist.

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9.5. Kostenrechnung

Die Kostenrechnung setzt an unterschiedlichen Punkten des Projektes „Einsatz von ehrenamtlich Tätigen“ an. Die Ermittlung der verursachten Kosten ist ein möglicher Bestandteil der Evaluation. Als Entscheidungsgrundlage für oder wider den Einsatz ist die Abschätzung der zu erwartenden Kosten wichtig. Auch bei einer Überprüfung des Einsatzes hinsichtlich seiner Legitimation oder der Rechtfertigung der Stelle einer Koordinatorin müssen Kosten erfasst werden.
Die Umfrage des dbv von 2010 ergab, dass eine systematische Erfassung der durch den Einsatz verursachten Kosten bisher nur in Ausnahmefällen stattfindet.
Realisiert wird dies in den Hamburger Bücherhallen, wo der ehrenamtliche Einsatz durch eine eigenständige Einheit, die Bücherhallen Medienprojekte gGmbH, organisiert ist.
Die Bücherhallen Hamburg beziffern die Kosten pro Ehrenamtlichem mit 550 Euro exklusive und 750 Euro inklusive der anteilig berechneten Personalkosten der Bücherhallen Hamburg. Größter und wichtigster Posten ist die Betreuung der ehrenamtlich Tätigen: die Personalkosten der hauptamtlichen Projektleitungen. Sie schlagen mit insgesamt 59.300 Euro pro Jahr und dementsprechend 236,50 pro ehrenamtlich Tätigem zu Buche. Zumindest diese direkt durch den Einsatz verursachten Personalkosten sollten bei jedem ehrenamtlichen Einsatz geplant, erfasst und auch dem Projekt zugerechnet werden.
Daneben ist eine Aufschlüsselung weiterer Fixkosten sinnvoll. Die Ausgestaltung der Kostenrechnung ist dabei abhängig vom Aufgabenbereich der ehrenamtlich Tätigen. Je stärker der Einsatz in die Arbeit der Bibliothek integriert ist, desto interessanter wird eine Aufschlüsselung der Kosten.
Komplizierter wird es, wenn beispielsweise die Kosten einer Zweigstellenbetreuung beziffert werden sollen. Dies ist nur sinnvoll, wenn in der Bibliothek bereits eine betriebswirtschaftliche Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) inklusive Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung existiert. Hier sollten die Zweigstelle als eigene Kostenstelle in der KLR aufgeführt und der Zeitaufwand verschiedener Produktbereiche wie Erwerbung, Katalogisierung und Medienbearbeitung aufgeschlüsselt werden.
Hilfreich ist hier die Betrachtung einer realen Situation. Die Stadtbibliothek Bielefeld hat den Versuch gewagt, mittels ihrer KLR die Kosten der Zweigstellenbetreuung zu ermitteln. Trotz einiger Unschärfen bei der Datenerhebung und –zuordnung birgt die Aufschlüsselung der Kosten wichtige Informationen: Der Einsatz ehrenamtliche Tätiger verursacht Kosten – Kosten in einer Höhe, die den Einsatz als reine Sparmaßnahme widerlegen. Das Bibliothekspersonal wird durch den Einsatz Ehrenamtlicher nicht generell entlastet, es entstehen neue Kosten in der Betreuung, durch Querschnittstätigkeiten (wie z. B. das Lektorat) verursachte Kosten bleiben bestehen. Gerade in der Diskussion mit kommunalen Entscheidungsträgern, stellen sorgfältig erhobene Fakten wichtige Munition dar.
Die Städtischen Bibliotheken Dresden haben eine Dokumentation über die Implementierung der KLR erstellt, diese finden Sie unter: http://www.public-libraries.net/html/business_tools.html.
Wenn der ehrenamtliche Einsatz nur in geringem Umfang die Mitarbeit weiteren Bibliothekspersonals bedarf, kann dieser auch über Interviews oder Fragebögen erfasst werden.

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9.6. Erfolgsfaktoren

Was zeichnet einen erfolgreichen ehrenamtlichen Einsatz aus? Durch die Auswertung von ehrenamtlichen Einsätzen lassen sich Bedingungen bestimmen, die einen gelungenen Einsatz unterstützen.

Aspekte der Kommunikation:

  • Unterstützung der Gruppenbildung der ehrenamtlich Tätigen: Wenn die ehrenamtlich Tätigen sich als Teil einer Gruppe empfinden und miteinander kommunizieren, wirkt sich dies positiv auf die Verlässlichkeit und Dauerhaftigkeit des Engagements aus.
  • Erfahrungsaustausch mit den Hauptamtlichen: Zum einen ist es hilfreich, wenn beide Gruppen sich persönlich kennen, um so potentielle Ängste und Vorurteile ausräumen zu können bzw. die Hemmungen, Probleme anzusprechen, abbauen zu können. Zum anderen kann der Gefahr entgegnet werden, dass autark arbeitende ehrenamtlich Tätige Arbeitsweisen entwickeln, die konträr zur Bibliotheksphilosophie stehen.
  • Das offene Ohr: Ehrenamtlich Tätige brauchen Aufmerksamkeit. Sie stellen ihre Arbeitskraft unentgeltlich zur Verfügung und wollen diesen Einsatz auch geschätzt sehen. Nehmen Sie sich Zeit für ihre Ideen, Sorgen und Anmerkungen. Dies ist eine Form der Anerkennung, die für ehrenamtlich Tätige eine hohe Bedeutung hat.

Kooperation mit anderen Einrichtungen:

Für die Einsätze ehrenamtlich Tätiger in Bibliotheken gibt es eine Reihe von Partnern, die sich für eine Kooperation anbieten, um so den Aufwand seitens der Bibliothek in Grenzen zu halten. Beispiele sind Freiwilligenagenturen und andere kommunale Einrichtungen des bürgerschaftlichen Engagements, Kindergärten und Schulen, Museen und Fördervereine. Ebenfalls interessant sind Kooperationen mit Vereinen und Selbsthilfegruppen, um bei zielgruppenspezifischen ehrenamtlichen Einsätzen einen kompetenten und verlässlichen Partner an der Seite zu haben.

Rückhalt der Verwaltung/Politik:

Die Praxis zeigt, dass der Einsatz von ehrenamtlich Tätigen dort besonders erfolgreich verläuft, wo das bürgerschaftliche Engagement durch kommunale Strukturen gefördert wird.

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9.7. Problemfelder

Nach Befragung der Bibliotheken durch den dbv (2010) lassen sich die Problemfelder, die von Bibliotheksseite bei einem Einsatz ehrenamtlich Tätiger beobachtet werden, in vier Bereiche zusammenfassen:

a) Kooperation zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen

  • Kommunikationsprobleme, Konkurrenz hauptamtliche Kräfte / ehrenamtlich Tätige
  • Außenwirkung= viel bzw. genug Personal in Bibliothek vorhanden

b) Spannungsfeld der gegenseitigen Erwartungen

  • extrinsische Motivation bei den ehrenamtlich Tätigen
  • Überschätzung der eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten
  • falsche Einschätzung der notwendigen Qualifikationen und Kompetenzen
  • Fehleinschätzung der Aufgaben und Zielfelder einer modernen öffentlichen Bibliothek

c) Verlässlichkeit/Verbindlichkeit

  • Fehlende Kontinuität der Aufgabenwahrnehmung und Zuverlässigkeit
  • häufiger Wechsel
  • Alle Mitarbeiter/innen auf dem gleichen Informationsstand zu halten ist fast unmöglich
  • Beschwerdemanagement: wie kritisiert man Ehrenamtliche?

d) Qualität der Arbeit

  • fehlende Professionalität, Fehlerquote
  • Probleme bei der Übernahme bestimmter Arbeitsfelder durch ehrenamtlich Tätige (Kernaufgaben der Bibliothek, Pressearbeit, zusätzliche Veranstaltungen für Kinder, aufsuchender Bibliotheksdienst)
  • "kreative Ideen" jenseits von Fachlichkeit

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