Bürgerschaftliches Engagement in Bibliotheken
Ein Handbuch für das Ehrenamts-Management. Stand: Mai 2011


8.1. Motive

Auch wenn ehrenamtlich Tätige keine finanziellen Forderungen an ihren Einsatz binden, so knüpfen sie doch individuelle Erwartungen an ihr Engagement. Diese Erwartungen oder Motive müssen bei der Entscheidung über die Form der Anerkennung berücksichtigt werden, damit die Anerkennung von den ehrenamtlich Tätigen auch als solche begriffen wird. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Untersuchungen zu den Motiven, die mit ehrenamtlichem Engagement verbunden sind wie:

  • Freiwilligensurvey (1999, 2004, 2009)
  • Debrow, Anja; Pilzer, Harald: ...weil ich etwas Sinnvolles tun möchte! Freiwilligen-Arbeit in der Stadtbibliothek Bielefeld - ein Erfahrungs- und Zwischenbericht aus einem sozialen und berufspolitischen Experiment. In:  ProLibris 10 (2005) 2.
  • Ergebnisse der vbnw-Umfrage (2007)
  • Ergebnisse der Umfrage des Deutschen Bibliotheksverbandes (2010)

Wichtigste Erkenntnisse:
Als bedeutendste Motive werden studienübergreifend hedonistische Ziele (wie Spaß an der Arbeit), Motive der sozialen Hilfsbereitschaft, gemeinwohlbezogene Ziele und Sozialkontaktmotive genannt. Es ist also mitnichten so, dass rein altruistische Beweggründe zu einem ehrenamtlichen Engagement führen. Stattdessen erwarten die ehrenamtlich Tätigen häufig einen Gegenwert für ihren Einsatz - ob dies nun Spaß, Geselligkeit oder die Selbstverwirklichung ist.
Um die Motive etwas intensiver zu beleuchten, wurde im Herbst 2007 eine Umfrage unter den in nordrhein-westfälischen Bibliotheken engagierten ehrenamtlich Tätigen durchgeführt. Die Antworten von 205 ehrenamtlich Tätigen bilden die Grundlage der Ergebnisse. Die Umfrage zeigt, dass verschiedene Motivationen im Vordergrund stehen: inhaltlich wird eine große Verbundenheit mit dem Medium Buch ebenso wie der Wunsch, mit oder für Kinder zu arbeiten, genannt. Als besonders wichtig bewerten die ehrenamtlich Tätigen außerdem, dass die Tätigkeit Spaß macht und sie mit sympathischen Menschen zusammenkommen.
Bei der ersten Abbildung wurden die ehrenamtlich Tätigen gebeten, auf einer Skala von 1 (Unwichtig) bis 5 (sehr wichtig), die Bedeutung der vorgegebenen Motive zu bewerten. Die zweite Abbildung stellt eine Zusammenfassung der von den ehrenamtlich Tätigen selbst formulierten Motive dar.

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8.2. Anerkennung

Die Motive der ehrenamtlich Tätigen sind ein Aspekt, der bei der Wahl der Anerkennungsform bedacht werden muss. Aber auch weitere individuelle Merkmale sind in die Überlegungen einzubeziehen. So unterscheiden sich die Interessen von Jugendlichen und älteren Menschen in der Regel deutlich voneinander. Während Sie bei dem einen mit der Aushändigung einer Ehrennadel auf pure Verwunderung stoßen, wird der andere einen mp3-Player nicht als Würdigung verstehen.
Unabhängig von Motivation und Interessen ist eine Form der Anerkennung unentbehrlich: die ehrliche Anerkennung der Leistung der ehrenamtlich Tätigen durch das Bibliothekspersonal und die Bibliotheksleitung. Ausdruck findet dieses in der Berücksichtigung von Ideen und Vorschlägen der ehrenamtlich Tätigen, der Einbeziehung in Entscheidungen, der Teilnahme an Besprechungen, dem Feedback zur Arbeit, dem ausgesprochenen Lob und auch in einem professionellen Freiwilligenmanagement. Es ist wichtig, dass die ehrenamtlich Tätigen sich ernst genommen und respektiert fühlen.
Diese Kultur der Anerkennung muss von der Bibliotheksleitung aktiv unterstützt werden, auch in der Einbeziehung der hauptamtlichen Mitarbeiterinnen. Nur Mitarbeiterinnen, die sich selber respektiert fühlen, können ehrenamtlich Tätige ebenso behandeln.
Eine hohe, sichtbare und kommunizierte Ansiedlung des Freiwilligenmanagements innerhalb der Bibliotheksorganisation sendet ein wichtiges Signal: Hier werden ehrenamtlich Tätige und ihr Engagement ernst genommen.

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8.3. Formen der Anerkennung

Kostenerstattung:

  • für Fahrt- oder Parkkosten
  • für Kinderbetreuung
  • Erstattung von Materialkosten, die durch die ehrenamtliche Tätigkeit anfallen (wie Bastelutensilien oder Aufwandsentschädigungen fürs Kuchen backen)
  • pauschale monatliche Aufwandsentschädigungen
  • Steuerfreibetrag [8]

Symbolische Anerkennung:

  • Gratulationsschreiben zu Geburtstagen etc.
  • Verleihung von Ehrennadeln oder Urkunden
  • öffentliche Dankveranstaltungen (wie zum Internationalen Tag des Ehrenamtes am 5. Dezember)
  • Empfänge von Politikern
  • Dokumentation des Engagements (über Stellwände, Bibliothekspublikationen, Presseberichte, den Webauftritt) Eintragung ins Zeugnis über das Beiblatt zum Ehrenamt/Außerschulisches Engagement. Dies ist bundesweit möglich, in manchen Bundesländern kann das Beiblatt im Internet heruntergeladen werden, in anderen muss es über die Schule/das Schulamt angefordert werden.
  • schriftlicher Nachweis über das ehrenamtliche Engagement, z.B. Landesnachweis (siehe unten)Vertrauensbeweise (wie die Aushändigung von Schlüsseln)

Nichtmonetäre Leistungen:

  • kostenloser Bibliotheksausweis
  • Ehrenamtskarten, -Cards, -Pässe (siehe unter „Ehrenamtskarte“)
  • kleine Geschenke zu Anlässen wie Geburtstagen, Weihnachten (Blumenstrauß, Büchergeschenke)
  • Qualifizierungsangebote für ehrenamtlich und hauptamtlich Tätige
  • Einladungen zu Feierlichkeiten der Bibliothek oder Extra-Veranstaltungen nur für ehrenamtlich Tätige (z.B. Neujahrsempfang)
  • organisierte Ausflüge
  • Angebot an Gratisgetränken (z.B. Kaffee) während des Einsatzes

Sonstige Anerkennung:

  • regelmäßige Betreuung und Treffen mit den ehrenamtlich Tätigen
  • regelmäßiges (und ehrliches!) ausgesprochenes Dankeschön für den Einsatz

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8.4. Landesnachweis

Wozu einen Nachweis erstellen? Der Nachweis über das Ehrenamt erfüllt zwei Zwecke: Zum einen stellt er eine Form der Anerkennung dar. Die Aushändigung des Nachweises zum Abschluss eines ehrenamtlichen Engagements sollte im Idealfall in einem feierlichen Rahmen geschehen, sodass der scheidende ehrenamtlich Tätige sich gewürdigt fühlt und gleichzeitig ein Anreiz zum ehrenamtlichen Engagement geschaffen wird. Zum anderen kann er vor allem jüngeren Menschen beim (Wieder-) Einstieg in das Arbeitsleben als Nachweis über erworbene Fähigkeiten dienen. Egal, ob Sie einen offiziellen Nachweis füllen oder einen eigenen erstellen, wichtig sind die Inhalte des Dokuments [9]:

  • Angaben zur Person (Name, Adresse, Geburtsdatum), Dauer des Einsatzes und Einsatzort
  • Kurze Aufzählung der Tätigkeiten, die ausgeführt wurden
  • Nennung der Qualifikationen, die die oder der ehrenamtlich Tätige erworben hat bzw. mit einbrachte (soft skills wie Organisationstalent oder Teamfähigkeit, eigene Kompetenzen wie Belastbarkeit; methodische Kompetenzen wie die Fähigkeit, eine Sitzung zu leiten oder Gespräche zu moderieren und Fachkenntnisse)
  • Angaben zu Schulungen und Fortbildungen, die im Rahmen der Tätigkeit absolviert wurden
  • Dankesformel
  • Möglich: Angabe einer Referenzperson

Die unterschiedlichen Inhaltsbereiche sollten durch Absätze deutlich von einander getrennt werden. Es empfiehlt sich, den Nachweis in ganzen Sätzen zu formulieren, um deutlich zu machen, dass die betreffende Person die Zeit und Mühe einer Ausformulierung Wert ist. Lediglich bei dem Absatz zu den Arbeitsfeldern/Tätigkeiten ist es sinnvoll, ihn der Übersichtlichkeit halber als Liste zu gestalten.

Die meisten Bundesländer bieten eine offizielle Version der Nachweise an, der Name variiert: in Brandenburg heißt er FreiwilligenPass [10], in Baden-Württemberg Qualipass [11], in Thüringen Ehrenamtszertifikat [12] und in Hamburg Hamburger Nachweis [13]. Der Begriff Engagementnachweis wird in NRW verwendet [14], in Hessen heißt er Kompetenznachweis [15] wie auch in Niedersachsen [16]. In Sachsen-Anhalt ist vom Nachweis über bürgerschaftliches Engagement [17] die Rede, in Rheinland-Pfalz wird der Engagement- und Kompetenznachweis [18] vergeben.

Abhängig vom Bundesland kann ein Vordruck entweder direkt heruntergeladen und von der Institution ausgefüllt werden oder er muss beim zuständigen Ministerium beantragt werden. Die zweite Variante trägt dafür in Rheinland-Pfalz z. B. auch die Unterschrift des Ministerpräsidenten.

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8.5. Ehrenamtskarte

Ebenfalls mit leicht variierenden Begriffen (Ehrenamts-Card, Ehrenamts-Pass) werden in den meisten Bundesländern Ehrenamtskarten an engagierte Bürgerinnen vergeben. Sie bieten verschiedene Vergünstigungen für ihre Inhaberinnen. In Bremen gewährt die Ehrenamtskarte der Länder Niedersachsen und Bremen im Frühjahr 2011 beispielsweise Vergünstigungen bei der Stadtbibliothek oder vergünstigte Eintrittskarten zu Bädern und Museen oder für die Hafenrundfahrt.

Um eine Ehrenamtskarte zu erhalten, müssen die ehrenamtlich Tätigen bestimmte Bedingungen erfüllen. Typisch sind die Anforderungen in Sachsen: Die sächsische Ehrenamtskarte erhalten ehrenamtlich Tätige, die ihren Wohnsitz in Sachsen haben, mindestens 18 Jahre alt sind und ihrem Engagement mindestens 3 Jahre nachgehen. Daneben sollte ihr Engagement mehr als fünf Stunden in der Woche bzw. 250 Stunden pro Jahr betragen.

Um die Dokumentation der gewählten Anerkennungsformen zu erleichtern, steht Ihnen das Formular "Anerkennung" zur Verfügung.

8.6. Formular Anerkennung

Formular Anerkennung
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[8] Nach Änderung des § 3 der Einkommenssteuer-Durchführungsverordnung vom 21.09.2007 können ehrenamtlich Tätige, die sich in gemeinnützigen Organisationen engagieren, einen Steuerfreibetrag von 500 Euro pro Jahr in Anspruch nehmen. Dies gilt nicht für ehrenamtlich Tätige, die bereits Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen erhalten wie z.B. den Übungsleiterfreibetrag. Das Gesetz tritt rückwirkend zum 01.01.2007 in Kraft, der Freibetrag kann also auch für das Steuer-Veranlagungsjahr 2007 geltend gemacht werden. Den Gesetzestext können Sie unter http://www.bgblportal.de/BGBL/bgbl1f/bgbl107s2332.pdf im Bundesgesetzblatt vom 15.10.2007 nachlesen.

[9] Eine gute Hilfe bei der Erstellung ist die Arbeitshilfe „Macht unsichtbare Qualifikationen sichtbar!“ der Katholischen Frauengemeinschaft Deutschland unter  http://www.kfd.de/.

[10] Siehe http://www.stk.brandenburg.de/sixcms/detail.php/bb1.c.202353.de

[11] Siehe http://www.qualipass.info/

[12] Siehe http://www.thueringer-ehrenamtsstiftung.de/Thueringer-Ehrenamtszerti.44.0.html

[13] Siehe http://www.hamburg.de/hamburger-nachweis/

[14] Siehe http://www.engagiert-in-nrw.de/rahmenbedingungen/verguenstigungen/engagementnachweis/index.php

[15] Siehe http://www.kompetenznachweis.de/

[16] Siehe http://www.freiwilligenserver.de/ index.cfm?uuid=A39DE74DC2975CC8A2FF25AD973D2E46&&IRACER_AUTOLINK&&

[17] Siehe http://www.sachsen-anhalt.de/LPSA/index.php?id=22835

[18] Siehe http://www.wir-tun-was.de/index.php?id=383

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