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Bürgerschaftliches Engagement in Bibliotheken
Ein Handbuch für das Ehrenamts-Management. Stand: Mai 2011

7. Qualifizierung

Der Einsatz von ehrenamtlich Tätigen in der Bibliothek bedarf der Schulung - sowohl bei den ehrenamtlich Tätigen als auch bei den hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.


7.1. Qualifikation der Hauptamtlichen

Hauptamtliche müssen auf den ehrenamtlichen Einsatz vorbereitet werden. Allerdings wird sich eine intensive oder externe Maßnahme in den meisten Fällen aufgrund der Geringfügigkeit des Einsatzes nicht lohnen. In jedem Fall sollte vor der Gewinnung ehrenamtlich Tätiger eine Sensibilisierung des Bibliothekspersonals seitens der Bibliotheksleitung erfolgen. Das Kollegium muss mit den Bedingungen, unter denen die ehrenamtlich Tätigen eingesetzt werden, vertraut gemacht werden: Welche Arbeitsfelder stehen zur Diskussion, welcher Nutzen ergibt sich für die Bibliothek, wie soll sich die Kooperation mit den Hauptamtlichen gestalten usw. Mögliche Ängste und Vorurteile müssen benannt und entkräftet werden (siehe auch Kapitel „Kooperation“).
Ist die Benennung einer Koordinatorin für die ehrenamtlich Tätigen geplant, muss dieser die Möglichkeit gegeben werden, sich gezielt auf den Einsatz vorzubereiten. Wenn absehbar ist, dass der ehrenamtliche Einsatz zu erheblichen Veränderungen im Bibliotheksbetrieb führen wird, können Hauptamtliche auf den richtigen Umgang mit Ehrenamtlichen professionell vorbereitet werden.

Beispiele externer Fortbildungen für Hauptamtliche:

  • Die meisten Freiwilligenagenturen vermitteln auf Anfrage Kurse zum Freiwilligenmanagement, die von verschiedenen Trägern angeboten werden. Teilweise bieten sie auch selbst Kurse zu dieser Thematik an. Fragen Sie einfach bei der Freiwilligenagentur in Ihrer Stadt oder Gemeinde nach (Suche über www.bagfa.de).
  • Die Anlaufstellen der einzelnen Bundesländer bieten zum Teil ebenfalls Kurse an. Ein vorbildliches Angebot besteht in Hessen: die Qualifikation zur Freiwilligenkoordinatorin/ Freiwilligenmanagerin. Die Fortbildung umfasst z. B. insgesamt neun Tage Seminar und eine dreitägige Exkursion. Diese Qualifizierung findet immer mit 20-22 Teilnehmenden aus vielen unterschiedlichen Arbeitsbereichen statt. Nähere Informationen finden Sie unter http://www.gemeinsam-aktiv.de/ sowie in einem Flyer im Downloadbereich.
  • Zumindest eine Datenbank mit Angeboten verschiedener Stellen ist auf der Mehrzahl der Internetangebote der einzelnen Länder verfügbar, so dass das regionale Angebot schnell recherchierbar ist.

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7.2. Qualifikation der ehrenamtlich Tätigen

Die Qualifizierung der ehrenamtlich Tätigen kann innerhalb der Bibliothek als auch extern erfolgen. Es ist optimal, wenn beide Bereiche kombiniert werden. Welche Form gewählt wird, ist abhängig vom Aufgabenbereich, den individuellen Voraussetzungen, die die ehrenamtlich Tätigen mitbringen, dem regionalen Angebot sowie vorhandenen finanziellen Mitteln.

Die folgenden Punkte sind als Anregungen für mögliche bibliotheksinterne Qualifizierungsangebote

  • Einarbeitung zu Beginn des Einsatzes: Hierfür eignet sich besonders eine Schnupperphase, die vor dem eigentlichen Engagement steht. Ohne Druck können die grundlegenden Inhalte der Aufgaben vermittelt werden.
  • Praxisbegleitung: Den ehrenamtlich Tätigen sollte von Beginn an klar sein, an wen sie sich bei Fragen zu den Tätigkeiten wenden können. Viele Fragen werden eher simpel und technischer Natur sein. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiterinnen darauf vor, auch sich häufig wiederholende Fragen mit Geduld zu beantworten.
  • Erfahrungsaustausch: Der regelmäßige Austausch mit anderen ehrenamtlich Tätigen aber auch mit dem Bibliothekspersonal ist eine sinnvolle Unterstützung des ehrenamtlichen Engagements. Zum einen, da ehrenamtlich Tätige zumeist nur wenige Stunden in der Woche/im Monat anwesend sind und neue Informationen nicht automatisch erfahren, zum anderen, da sie die Bibliothek aus einem anderen Blickwinkel betrachten und so neue Ideen einbringen. Außerdem wird der Erfahrungsaustausch von ehrenamtlich Tätigen hochgeschätzt und kann eine Form der Anerkennung darstellen.
  • Materialien: die schriftliche Fixierung von Arbeitsabläufen stellt für die ehrenamtlich Tätigen eine deutliche Vereinfachung des "Arbeits"-Alltags da. Die Entscheidung für die Erstellung eines Handbuchs ist abhängig vom Aufgabenbereich und Umfang des ehrenamtlichen Einsatzes zu treffen. Als Inhalte eignen sich:
  • Kontaktpersonen bei verschiedenen Problemen
  • Erläuterungen zur EDV/Bibliothekssoftware
  • standardisierte Arbeitsschritte
  • Gliederung des Arbeitsablaufs
  • Erläuterungen zu Statistiken etc., die der ehrenamtlich Tätige bearbeiten soll

Schulungen und Fortbildungen: Das Schulungsangebot von kirchlichen und kommunalen Trägern ist weitgehend getrennt. Eine Auswertung des dbv aus dem Jahre 2010 zeigt, dass die Basiskurse unterschiedlicher Anbieter sich in Umfang und Details stark voneinander unterscheiden, die thematischen Grundlinien aber übereinstimmen. Nicht in allen Bundesländern werden auch Kurse kommunaler Träger angeboten. Die Übersicht der Grundkurs-Angebote finden Sie im Anhang 3.

Es lohnt sich auch für kommunale Bibliotheken, einen Blick auf das Angebot der kirchlichen Träger zu werfen, da diese über lange Erfahrung im Bereich des Freiwilligenmanagements verfügen.

  • Einen Überblick alle verfügbaren Qualifizierungen in Bayern bietet die Onlineplattform: bib-fib.de
  • Das Angebot für katholische Bibliotheken finden Sie unter: http://www.borromaeusverein.de sowie auf den Internetseiten der einzelnen landeskirchlichen Fachstellen
  • Das Angebot für evangelischen Bibliotheken finden Sie unter http://www.buechereiservice.de sowie auf den Internetseiten der einzelnen landeskirchlichen Fachstellen

Neben der reinen Befähigung für den entsprechenden Aufgabenbereich bergen Qualifizierungsmaßnahmen weitere Vorteile:

  • Die Identifikation mit der Bibliothek und die Motivation werden gefördert.
  • Qualifikation ist immer auch ein Ausdruck der Wertschätzung und damit eine Form der Anerkennung.

Als Hilfestellung bei der Planung der Qualifizierungsmaßnahmen finden Sie hier zwei Arbeitshilfen:

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7.3. Checkliste "Qualifikation"

Checkliste "Qualifikation"
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Weitere Checklisten im Download-Bereich

7.4. Formular "Qualifikation"

Formular "Qualifikation"
Datei-Format: pdf, Datei-Größe: 58 KB

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