Bürgerschaftliches Engagement in Bibliotheken
Ein Handbuch für das Ehrenamts-Management. Stand: Mai 2011


3.1. Wie kann man ehrenamtlich Tätige gewinnen?

Um möglichst viele interessierte Bürgerinnen anzusprechen, ist es wichtig, die Maßnahmen zur Gewinnung von ehrenamtlich Tätigen optimal zu nutzen. Zwei Punkte sind im Vorhinein zu beachten:

  • Welche Finanzmittel und personellen Ressourcen können für die Maßnahmen bereitgestellt werden? Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?
  • Wie kann diese Gruppe am besten erreicht werden? Welche Medien, welche Veranstaltungen und Einrichtungen werden von der Gruppe genutzt bzw. besucht?

Mögliche Maßnahmen zur Gewinnung von ehrenamtlich Tätigen

  • Persönlicher Kontakt: Aus Studien sowie den Umfragen in Bibliotheken geht hervor, dass dies der effektivste Weg ist, neue ehrenamtlich Tätige zu gewinnen. Wenn Mitarbeiterinnen oder bereits engagierte ehrenamtlich tätige Personen aus ihrem Bekanntenkreis oder "fleißige" Bibliothekskundinnen ansprechen, ist die Chance, auf Interesse zu stoßen, besonders groß.
  • Freiwilligenagenturen: Dies sind Einrichtungen, die sich u.a. der Vermittlung von ehrenamtlich Tätigen widmen. Freiwilligenagenturen helfen nicht nur bei der Gewinnung ehrenamtlich Tätiger, sie bieten häufig auch Beratungen zum Einsatz, einige bieten Schulungen im Freiwilligenmanagement an oder vermitteln diese. Die Freiwilligenagentur ist ein noch junges Konzept. Schon die Frage, wo sie in einer Stadt(-verwaltung) angesiedelt ist, wird sehr unterschiedlich gelöst. Dementsprechend differieren auch die Möglichkeiten der Kooperation stark. Eine Suchmöglichkeit der Agentur in Ihrer Nähe finden Sie unter www.bagfa.de.
  • Lokalzeitung: Über Artikel oder Anzeigen lassen sich viele Bürgerinnen erreichen. Es lohnt sich, bei der lokalen Zeitung nach Füllanzeigen zu fragen. Vergessen Sie nicht die Sonntags- oder Anzeigenblätter. Hinweise zur Formulierung von Pressemitteilungen gibt es unter www.freiwilligenserver.de.
  • Lokalradio: Auch Lokalsender haben häufig Interesse, über das bürgerschaftliche Engagement in der Region zu berichten.
  • Aufruf auf der eigenen Webseite: Hier erreichen Sie den Nutzerkreis Ihrer Bibliothek und damit eine interessante Zielgruppe. Wie die Gestaltung eines Internetaufrufs aussehen kann, sehen Sie beispielhaft auf der Seite der Stadtbibliothek Essen (http://www.stadtbibliothek-essen.de/Ueber_Uns/Ehrenamt.htm).
  • Flyer, Aushänge: Sie sind nur als Ergänzung sinnvoll. Sie müssen immer eine konkrete Kontaktperson nennen und angeben, wie diese zu erreichen ist. Als Beispiel finden Sie den als Fragebogen konzipierten Aufruf der Stadtbibliothek Straubing, mit dem diese ältere Menschen als ehrenamtlich Tätige gewinnen konnte unter http://www.gudrunkulzer.de/StB_SR_Fragebogen _Seniorenforum2006.pdf. Dazu wurde der Fragebogen in der Bibliothek, im Bürgerbüro, im Amt für Tourismus (das nutzen auch viele Straubinger, da hier Buskarten, Theaterkarten etc. verkauft werden) und in großen Modehäusern ausgelegt.
  • Veranstaltungen: Im Rahmen öffentlicher Veranstaltungen, an denen die Bibliothek beteiligt ist, lohnt es sich, auf die Möglichkeit des ehrenamtlichen Engagements hinzuweisen. Dies kann z. B. mithilfe von Stellwänden, eines Infotischs oder eines Redebeitrags realisiert werden. Bei passender Thematik sollten ehrenamtlich Tätige von Ihrer Arbeit berichten.

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3.2. Der Informationsabend

Wenn mehrere ehrenamtlich Tätige Interesse an einer Tätigkeit in der Bibliothek bekunden, lohnt es sich, vor dem Bewerbungsgespräch einen Informationsabend anzubieten. Da ein Informationsabend deutlich unverbindlicher ist als ein Bewerbungsgespräch, ist für die potenziellen ehrenamtlich Tätigen Mitarbeiterinnen die Hemmschwelle, daran teilzunehmen, niedriger. Die Veranstaltung sollte mehrere Punkte umfassen:

  • Präsentation der Bibliothek: Organisation, Aufgaben und Ziele; Kontaktperson für ehrenamtlich Tätige, Erfahrungen mit ehrenamtlich Tätigen. Wenn möglich, sollten bereits aktive ehrenamtlich Tätige von ihrer Arbeit berichten.
  • Aufgabenbereiche: Welche Aufgaben sollen die ehrenamtlich Tätigen übernehmen? Welche Anforderungen werden an die ehrenamtlich Tätigen gestellt? Welcher zeitliche Rahmen ist angedacht?
  • Qualifikationsmaßnahmen und Anerkennungsformen: Wie erfolgt die Einarbeitung; sind weitere Schulungsmaßnahmen geplant? Wie bedankt sich die Bibliothek bei den ehrenamtlich Tätigen?
  • Versicherungsschutz: Welchen Versicherungsschutz genießen die ehrenamtlich Tätigen während der Arbeit?
  • Weiteres Vorgehen, ggf. Aushändigen der ehrenamtlich Tätigen-Leitlinien, der Einsatzbeschreibung und des ehrenamtlich Tätigen-Fragebogens

Wichtige Hinweise:

  • Wählen Sie einen Termin, den auch Berufstätige wahrnehmen können.
  • Zwischen Aufruf zum ehrenamtlichen Engagement und dem Informationsabend sollte ausreichend Zeit liegen.
  • Beachten Sie bei der Wahl des Termins Schulferien und Feiertage.
  • Wenn Sie den Informationsabend nicht in der Bibliothek durchführen können, wählen sie einen ortsbekannten Treffpunkt - gehen Sie aber nicht in eine Kneipe oder Lokal.

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3.3. Das Bewerbungsgespräch

  • Laden Sie gut 25% mehr Bewerberinnen ein, als Sie benötigen. Wenn Sie deutlich mehr einladen, müssen Sie umso mehr Absagen erteilen. Wenn Sie weniger einladen, könnten Sie aufgrund von Absagen der Bewerberinnen oder nicht passenden Kandidatinnen am Ende des Prozesses zu wenig ehrenamtlich Tätige umworben haben.
  • Das Gespräch sollte immer persönlich stattfinden und nicht am Telefon oder per Internet. Sie signalisieren Ihrem Gegenüber so, dass sie ihn und seine mögliche Tätigkeit wertschätzen.
  • Je nachdem, ob im Vorfeld bereits ein Informationsabend stattgefunden hat, sprechen Sie die dort vermittelten Inhalte erneut oder erstmalig an.
  • Fragen Sie nach den erforderlichen Kompetenzen und nach der Motivation für den Einsatz.
  • Geben Sie den Bewerberinnen ausreichend Raum, sich vorzustellen und Fragen anzubringen.
  • Bieten Sie Alternativen. Die Freiheit der Wahl tut gut.
  • Erwarten Sie keine direkte Entscheidung. Beide Seiten brauchen Zeit, die empfangenen Informationen zu verarbeiten. Vereinbaren Sie stattdessen einen weiteren Kontakt (telefonisch, per e-Mail oder persönlich).
  • Im Prinzip ist das Bewerbungsverfahren genauso ernsthaft anzulegen wie ein Bewerbungsgespräch im Rahmen einer Stellenbesetzung. Damit keinerlei Informationen, die Sie bei dem Gespräch austauschen, verloren gehen, bietet es sich an, diese schriftlich festzuhalten. Ein Gesprächsleitfaden ist für Vertreter der Bibliothek äußerst hilfreich: Er unterstützt zum einen einen strukturierten Gesprächsverlauf, zum anderen gibt er Orientierung über die relevanten Informationen. Zusätzlich können die wichtigsten Informationen der Bewerberinnen über einen Fragebogen erfasst werden. Auf den folgenden Seiten finden Sie ein Beispiel für einen Gesprächsleitfaden und zwei Beispiele für Fragebögen:

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3.4. Gesprächsleitfaden für ehrenamtlich Tätige

A Informationen für die Bewerber

Präsentation der Bibliothek:

  • Organisation, Aufgaben und Ziele
  • Kontaktperson für ehrenamtlich Tätige
  • Erfahrungen mit ehrenamtlich Tätigen (seit wann, wie viele ehrenamtlich Tätige gibt es; wenn möglich, sollte ein bereits aktiver ehrenamtlich Tätiger von seiner Arbeit berichten)

Aufgabenbereiche:

  • Welche Aufgaben sollen die ehrenamtlich Tätigen übernehmen?
  • Gibt es Möglichkeit, sowohl sporadisch (projektbezogen) als auch regelmäßig eingesetzt zu werden?
  • Ist die Bibliothek offen für eigene Initiativen / Projektideen?
  • Welche Anforderungen werden an die ehrenamtlich Tätigen gestellt?
  • Wie erfolgt die Kooperation mit den Hauptamtlichen?
  • Welcher zeitliche Rahmen ist angedacht?

Qualifikationsmaßnahmen und Anerkennungsformen:

  • Wie erfolgt die Einarbeitung?
  • Sind weitere Schulungsmaßnahmen geplant?
  • Welche Kosten werden erstattet?
  • Wie bedankt sich die Bibliothek bei den ehrenamtlich Tätigen?

Versicherungsschutz:

  • Welchen Versicherungsschutz genießen die ehrenamtlich Tätigen während der Arbeit?

B Fragen an die Person, die sich bewirbt

  • Warum will sie sich engagieren (überhaupt und in der Bibliothek)?
  • Welche Aufgaben möchte sie gerne übernehmen?
  • Hat sie Erfahrungen / Fähigkeiten, die für den Einsatz interessant sein könnten?
  • Welcher zeitlichen Rahmen kommt infrage?

C Abschluss

  • Fragen der Bewerber
  • Vereinbarung über weiteres Vorgehen (Schnupperphase, weitere Termine, Form und Zeitpunkt der Kontaktaufnahme)

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3.5. Fragebogen für ehrenamtlich Tätige

Fragebogen für ehrenamtlich Tätige
Datei-Format: pdf, Datei-Größe: 62 KB

3.6. Formblatt Personalien: Beispiel StadtBibliothek Köln

Formblatt Personalien: Beispiel StadtBibliothek Köln
Datei-Format: pdf, Datei-Größe: 72 KB

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3.7. Schnupperphase

Räumen Sie Interessenten unbedingt eine Schnupperphase ein, bevor Sie sie in der Bibliothek einsetzen. Während dieser Zeit sollten die potenziellen ehrenamtlich Tätigen die Möglichkeit bekommen, die Arbeitsfelder kennen zu lernen und den Mitarbeiterinnen über die Schulter zu gucken. Beide Seiten können so prüfen, ob das Engagement in der Praxis mit den vorhandenen Vorstellungen übereinstimmt. Wenn bereits ehrenamtlich Tätige in der Bibliothek arbeiten, vermitteln sie ein Treffen. Gerade Fragen, die das Betriebsklima betreffen, werden potenzielle ehrenamtlich Tätige kaum der Bibliotheksleitung stellen, der "alte Hase" kann weitaus überzeugender für die betreffende Arbeit werben als die Hauptamtlichen und er selbst empfindet diese Aufgabe als Vertrauensbeweis.
Gleichzeitig erlaubt die Schnupperphase eine angenehme Form der Einarbeitung im Sinne des "Learning-by-doing". Die ehrenamtlich Tätigen haben nicht das Gefühl, von Jetzt auf Gleich voll eingespannt zu sein und direkt einsetzbar sein zu müssen. Stattdessen wird das individuelle Lerntempo unterstützt. Die Dauer der Schnupperphase sollte festgelegt sein und mit einem Abschlussgespräch enden.

3.8. Geeignete Interessenten

Natürlich hängt das Bewerbungsprofil maßgeblich von der Stelle ab, für die der ehrenamtlichen Einsatz vorgesehen ist. Neben den Qualifikationen, die sich durch den Aufgabenbereich ergeben, können aber auch einige Grundvoraussetzungen abgefragt werden:

  • Interesse an einer längerfristigen Tätigkeit
  • Bereitschaft, sich fortzubilden
  • Bereitschaft, computergestützt zu arbeiten
  • Affinität zur Bibliothek und ihrer Aufgaben

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3.9. Absagen

Absagen zu erteilen, ist nicht angenehm. Im Rahmen einer ehrenamtlichen Tätigkeit kommt eine zusätzliche Problematik hinzu. Die Interessenten sind bereit, ihre Leistung unentgeltlich anzubieten. Dass dieses Angebot zurückgewiesen wird, kann für potenzielle ehrenamtlich Tätige deutlich unverständlicher sein als bei einem normalen Beschäftigungsverhältnis. Dieses Unverständnis mündet im schlimmsten Fall in der öffentlichen Artikulation von Ärger über die Bibliothek.

Aus diesem Grund sollten ausgesprochene Absagen soweit als möglich vermieden werden. Dabei ist eine Kooperation mit einer lokalen Einrichtung, die das bürgerschaftliche Engagement betreut, Gold wert. Hier kann sowohl eine Bündelung und Vorsortierung von an einem Engagement Interessierten anhand von Einsatzbeschreibungen der einzelnen Einrichtungen erfolgen als auch eine Weitervermittlung von für die Angebote der Bibliothek ungeeigneten Kandidaten. Gibt es keine Einrichtung, mit der eine so geartete Kooperation möglich ist, sollte die Bibliothek zumindest versuchen, ein alternatives Einsatzfeld innerhalb der Bibliothek anzubieten.

3.10. Checkliste "Die Gewinnung neuer ehrenamtlich Tätiger"

Checkliste „Die Gewinnung neuer ehrenamtlich Tätiger“
Datei-Format: pdf, Datei-Größe: 67 KB

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